Outlook - Utiliser l'Assistant Planification Tutoriels
Découvrez l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook ! Visualisez les horaires des participants, détectez les conflits, suggérez des créneaux. Créez un nouvel événement, choisissez une date, ajoutez des participants obligatoires et facultatifs. Consultez la disponibilité des salles de réunion. Utilisez l'outil sondage de disponibilité si nécessaire. Enfin, envoyez l'invitation et maîtrisez cet outil essentiel pour la planification efficace de réunions. #outlook #collaborer #intermédiaire
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Imprimer des messages
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Délégation de calendrier
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Créer et ajouter une signature à des messages
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Courriers indésirables
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Demander un accusé de lecture ou confirmation de remise
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Présentation de Microsoft Outlook
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Modifier la police par défaut de vos emails
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Présentation de la nouvelle version d'Outlook
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Gérer les affichages
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Gestion des pièces jointes
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Gérer les notifications de nouveau message
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Créer un message électronique ou un brouillon
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Insérer des élements dans les mails (tableau, graphique, images)
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Trier et filtrer ses mails
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Organiser dans des dossiers
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Créer un modèle de message électronique
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Triez plus facilement votre courrier
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Nettoyer sa boîte de réception
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Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues (Viva Insights)
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Gérer les équipes et les canaux
- 2:32
- Vu 845 fois
-
Ajouter et parcourir des flux de travail
- 1:50
- Vu 843 fois
-
Créer ou rejoindre une équipe
- 1:28
- Vu 835 fois
-
Autoriser Klaxoon en tant qu'application dans Teams
- 1:49
- Vu 833 fois
-
Créer une liste dans SharePoint
- 3:02
- Vu 826 fois
-
Personnaliser la navigation d'un site SharePoint
- 3:08
- Vu 826 fois
-
Faire une nouvelle demande d'approbation
- 1:38
- Vu 813 fois
-
Partager et collaborer autour des documents
- 3:11
- Vu 708 fois
-
Retrouver tous les partages provenant d'une même personne
- 1:20
- Vu 533 fois
-
Faire une demande de fichier
- 1:24
- Vu 512 fois
-
Ajouter et gérer plusieurs comptes sur Outlook
- 02:02
- Vu 405 fois
-
Créer votre page de réservation pour la prise de rendez-vous (Bookings)
- 04:04
- Vu 309 fois
-
Envoyer un sondage ou questionnaire par mail
- 02:32
- Vu 266 fois
-
Créer une tâche à partir d'un message
- 01:58
- Vu 223 fois
-
Partager une liste de tâche
- 03:30
- Vu 214 fois
-
Répondre à une réunion
- 01:49
- Vu 192 fois
-
Gérer les options de la réunion Teams
- 02:21
- Vu 180 fois
-
Créer un rendez-vous ou réunion
- 01:51
- Vu 177 fois
-
Utiliser le tableau de bord de sondage de planification
- 03:17
- Vu 126 fois
-
Créer un sondage de planification de réunion
- 02:39
- Vu 124 fois
-
Créer un email collaboratif avec Microsoft Loop et Outlook
- 03:11
- Vu 124 fois
-
Créer ou gérer des rdv sur un calendrier en délégation
- 02:32
- Vu 111 fois
-
Mise en place d'une délégation de messagerie
- 02:51
- Vu 84 fois
-
Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues (Viva Insights)
- 01:35
- Vu 77 fois
-
Envoyer un message de la part de quelqu'un d'autre
- 01:37
- Vu 64 fois
-
Empêcher le transfert pour une réunion
- 01:42
- Vu 61 fois
-
Répondre à un sondage de planification de réunion
- 01:44
- Vu 60 fois
-
Collaborer directement durant un événement avec Microsoft Loop et Outlook
- 02:32
- Vu 60 fois
-
Partager le calendrier
- 02:20
- Vu 57 fois
-
Partager un document de manière sécurisée avec Outlook
- 02:31
- Vu 57 fois
-
Afficher d'autres calendriers
- 00:47
- Vu 55 fois
-
Ouvrir un calendrier partagé
- 01:37
- Vu 50 fois
-
Déléguer son calendrier
- 01:57
- Vu 43 fois
-
Utilisation d'une boîte collaborative
- 01:36
- Vu 34 fois
-
Répondre aux invitations en tant que délégué
- 03:01
- Vu 34 fois
-
Rédiger une note de service avec ChatGPT
- 02:33
- Vu 8 fois
-
Extraire les données de factures et générer un tableau de suivi avec ChatGPT
- 03:00
- Vu 7 fois
-
Formuler une demande de conditions tarifaires par mail avec ChatGPT
- 02:48
- Vu 8 fois
-
Analyser un catalogue de fournitures selon le besoin et le budget avec ChatGPT
- 02:40
- Vu 9 fois
-
Initier un tableau de suivi avec ChatGPT
- 01:58
- Vu 14 fois
-
Répartir les tâches au sein d'une équipe avec ChatGPT
- 01:52
- Vu 12 fois
-
Générer un compte rendu de réunion avec ChatGPT
- 01:58
- Vu 33 fois
-
Le mode "Projet"
- 01:48
- Vu 14 fois
-
La précision de la tâche dans le prompting
- 03:17
- Vu 13 fois
-
La personnalité et le ton pour un rendu vraisemblable
- 02:18
- Vu 15 fois
-
La forme et l’exemple pour un résultat optimal
- 02:30
- Vu 7 fois
-
L’importance du contexte dans vos demandes
- 02:41
- Vu 12 fois
-
La base du prompting dans l’IA conversationnelle
- 03:12
- Vu 11 fois
-
Qu’est-ce qu’un prompt dans l’IA conversationnelle
- 01:56
- Vu 13 fois
-
Utiliser un agent Copilot
- 01:14
- Vu 19 fois
-
Décrire un agent Copilot
- 01:18
- Vu 15 fois
-
Configurer un agent Copilot
- 02:36
- Vu 20 fois
-
Modifier et partager un agent Copilot
- 01:25
- Vu 12 fois
-
Copilot Agents : Le Coach Prompt
- 03:09
- Vu 12 fois
-
Copilot Agents dans Sharepoint
- 02:39
- Vu 19 fois
-
Les autres Coachs et Agents
- 01:54
- Vu 13 fois
-
Interagir avec une page web
- 01:47
- Vu 44 fois
-
Générer une image avec Copilot dans Edge
- 01:31
- Vu 36 fois
-
Résumer un PDF avec Copilot
- 01:48
- Vu 48 fois
-
Analysez vos documents avec Copilot
- 01:51
- Vu 36 fois
-
Converser avec Copilot dans Edge
- 01:39
- Vu 45 fois
-
Spécificités des comptes personnels et professionnels avec Copilot
- 01:36
- Vu 35 fois
-
La confidentialité de vos données dans Copilot
- 00:59
- Vu 41 fois
-
Comment accéder à Copilot ?
- 01:12
- Vu 92 fois
-
Réécrire avec Copilot
- 01:22
- Vu 24 fois
-
Analyser une video
- 01:05
- Vu 19 fois
-
Utiliser le volet Copilot
- 01:06
- Vu 19 fois
-
Exploiter du texte
- 00:55
- Vu 16 fois
-
Créer une grille d'insights
- 01:04
- Vu 27 fois
-
Générer et manipuler une image
- 01:14
- Vu 24 fois
-
Le nouveau calendrier
- 03:54
- Vu 72 fois
-
Les sections
- 02:57
- Vu 28 fois
-
Personnalisation des vues
- 03:59
- Vu 23 fois
-
Introduction aux nouveautés de Microsoft Teams
- 00:55
- Vu 35 fois
-
Fonction d'action
- 04:53
- Vu 14 fois
-
Fonction de recherche
- 04:26
- Vu 26 fois
-
Fonction date et heure
- 03:21
- Vu 14 fois
-
Fonction logique
- 03:41
- Vu 12 fois
-
Fonction Texte
- 03:57
- Vu 12 fois
-
Fonction de base
- 03:07
- Vu 12 fois
-
Les catégories de fonctions dans Power FX
- 01:42
- Vu 17 fois
-
Introduction à Power FX
- 01:08
- Vu 27 fois
-
Activer l'authentification Multi-Facteur dans l'administration
- 02:28
- Vu 45 fois
-
Utiliser un Agent Copilot
- 01:14
- Vu 76 fois
-
Modifier avec Pages
- 01:17
- Vu 56 fois
-
Générer et manipuler une image dans Word
- 01:06
- Vu 77 fois
-
Créer des règles outlook avec Copilot
- 01:03
- Vu 94 fois
-
Générer un email automatiquement
- 00:45
- Vu 69 fois
-
Initier un tableau de suivi budgétaire de projet avec Copilot
- 04:15
- Vu 81 fois
-
Élaborer et partager un suivi de projet clair grâce à Copilot
- 04:32
- Vu 80 fois
-
Copilot au service des comptes rendus de projet
- 02:57
- Vu 116 fois
-
Structurer et optimiser la collaboration d'équipe avec Copilot
- 04:26
- Vu 66 fois
-
Organiser un plan d'actions avec Copilot et Microsoft Planner
- 03:23
- Vu 126 fois
-
Créer un groupe d'appel
- 01:12
- Vu 49 fois
-
Utiliser la délégation des appels
- 02:21
- Vu 62 fois
-
Choisir un délégué pour vos appels
- 01:22
- Vu 55 fois
-
Faire sonner un autre numéro simultanément sur plusieurs appareils
- 02:04
- Vu 37 fois
-
Recevoir vos appels téléphonique Teams sur l’appli mobile
- 01:45
- Vu 31 fois
-
Utiliser la fonction "Ne pas déranger" pour les appels
- 01:37
- Vu 123 fois
-
Gérer les notifications d’appels avancées
- 01:26
- Vu 48 fois
-
Configurer les paramètres audios pour une meilleure qualité sonore
- 02:03
- Vu 101 fois
-
Bloquer des appels indésirables
- 01:21
- Vu 87 fois
-
Désactiver tous les renvois d’appels
- 01:09
- Vu 38 fois
-
Gérer un groupe d'appel dans Teams
- 02:03
- Vu 49 fois
-
Mettre à jour les paramètres de renvoi vers la messagerie vocale
- 01:21
- Vu 64 fois
-
Paramétrer des options de renvoi vers des numéros internes
- 01:03
- Vu 66 fois
-
Choisir des options de renvoi vers des numéros externes
- 00:59
- Vu 54 fois
-
Gérer les messages vocaux
- 02:05
- Vu 36 fois
-
Accéder aux messages vocaux via mobile et PC
- 01:28
- Vu 110 fois
-
Modifier le message d’accueil avec des options de personnalisation
- 02:33
- Vu 85 fois
-
Transférer un appel avec ou sans annonce
- 02:00
- Vu 92 fois
-
Gérer les appels multiples simultanément
- 02:15
- Vu 62 fois
-
Prendre en charge des applications tierces lors des appels
- 02:12
- Vu 49 fois
-
Ajouter des participants rapidement et de manière sécurisée
- 01:27
- Vu 64 fois
-
Configurer les paramètres de confidentialité et de sécurité pour les appels
- 03:00
- Vu 83 fois
-
Gérer des appels en attente
- 01:05
- Vu 106 fois
-
Transcrire en direct et générer des résumés d’appels via l'IA
- 02:38
- Vu 186 fois
-
Utiliser l'interface pour passer et recevoir des appels
- 01:44
- Vu 69 fois
-
Connecter Copilot à une application Tierce
- 01:18
- Vu 100 fois
-
Partager un document avec Copilot
- 04:09
- Vu 119 fois
-
Académie Microsoft Copilot
- 06:20
- Vu 103 fois
-
Utiliser Copilot avec le clic droit
- 02:02
- Vu 82 fois
-
Créer une nouvelle page avec Copilot
- 02:03
- Vu 68 fois
-
Utiliser le Concepteur de narration
- 01:36
- Vu 110 fois
-
Episode 13 - Focus sur Copilot Studio
- 01:38
- Vu 15 fois
-
Rédiger une note de service avec Copilot
- 02:33
- Vu 84 fois
-
Extraire les données de factures et générer un tableau de suivi
- 03:11
- Vu 116 fois
-
Résumer les échanges et proposer un créneau de réunion
- 02:41
- Vu 105 fois
-
Formuler une demande de conditions tarifaires par mail
- 03:16
- Vu 66 fois
-
Analyser un catalogue de fournitures selon le besoin et le budget
- 03:25
- Vu 95 fois
-
Ajouter une application tierce
- 02:59
- Vu 79 fois
-
Envoyer un sondage ou questionnaire par mail
- 02:32
- Vu 266 fois
-
Collaborer directement durant un événement avec Microsoft Loop et Outlook
- 02:32
- Vu 60 fois
-
Créer un email collaboratif avec Microsoft Loop et Outlook
- 03:11
- Vu 124 fois
-
Faciliter la prise de note avec OneNote et Outlook
- 01:05
- Vu 132 fois
-
Créer votre page de réservation pour la prise de rendez-vous (Bookings)
- 04:04
- Vu 309 fois
-
Partager un document de manière sécurisée avec Outlook
- 02:31
- Vu 57 fois
-
Bloquer un expéditeur
- 01:55
- Vu 69 fois
-
Identifier un email frauduleux
- 02:06
- Vu 33 fois
-
Empêcher le transfert pour une réunion
- 01:42
- Vu 61 fois
-
Empêcher le transfert d’un mail
- 01:57
- Vu 71 fois
-
Protéger un mail par chiffrement
- 01:15
- Vu 55 fois
-
Généralités sur les bonnes pratiques de sécurité dans Outlook
- 01:08
- Vu 40 fois
-
Récupérer des éléments supprimés
- 01:17
- Vu 95 fois
-
Rappeler ou remplacer un message électronique
- 01:48
- Vu 103 fois
-
Répondre aux invitations en tant que délégué
- 03:01
- Vu 34 fois
-
Utilisation d'une boîte collaborative
- 01:36
- Vu 34 fois
-
Créer ou gérer des rdv sur un calendrier en délégation
- 02:32
- Vu 111 fois
-
Envoyer un message de la part de quelqu'un d'autre
- 01:37
- Vu 64 fois
-
Mise en place d'une délégation de messagerie
- 02:51
- Vu 84 fois
-
Déléguer son calendrier
- 01:57
- Vu 43 fois
-
Accorder un accès à un délégué dans l'administration de Microsoft 365
- 01:48
- Vu 92 fois
-
Utiliser le tableau de bord de sondage de planification
- 03:17
- Vu 126 fois
-
Répondre à un sondage de planification de réunion
- 01:44
- Vu 60 fois
-
Créer un sondage de planification de réunion
- 02:39
- Vu 124 fois
-
Afficher trois fuseaux horaires
- 02:11
- Vu 40 fois
-
Afficher d'autres calendriers
- 00:47
- Vu 55 fois
-
Ouvrir un calendrier partagé
- 01:37
- Vu 50 fois
-
Partager le calendrier
- 02:20
- Vu 57 fois
-
Utiliser l'Assistant Planification
- 02:08
- Vu 156 fois
-
Lecture audio de vos mails
- 01:38
- Vu 34 fois
-
Dicter votre mail à Outlook
- 01:36
- Vu 93 fois
-
Traduire vos mails dans Outlook
- 01:40
- Vu 53 fois
-
Rendre votre signature Outlook accessible
- 01:36
- Vu 31 fois
-
Ajouter des tableaux et des listes accessibles
- 02:41
- Vu 56 fois
-
Améliorer l’accessibilité de vos images dans les emails
- 01:20
- Vu 48 fois
-
Améliorer l’accessibilité des emails
- 03:15
- Vu 54 fois
-
Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau
- 01:47
- Vu 66 fois
-
Préparer vos absences avec Viva Insight
- 02:22
- Vu 50 fois
-
Respecter les horaires de déconnexion de vos collègues (Viva Insights)
- 01:35
- Vu 77 fois
-
Planifier l'envoi de mails dans Outlook
- 01:32
- Vu 64 fois
-
Utiliser le mode conversation
- 01:58
- Vu 126 fois
-
Nettoyer sa boîte de réception
- 01:25
- Vu 77 fois
-
Organiser vos messages à l'aide des règles
- 03:00
- Vu 120 fois
-
Utiliser les catégories
- 02:52
- Vu 143 fois
-
Triez plus facilement votre courrier
- 01:27
- Vu 83 fois
-
Automatiser les actions courantes
- 02:20
- Vu 62 fois
-
Créer un modèle de message électronique
- 01:41
- Vu 99 fois
-
Créer une tâche à partir d'un message
- 01:58
- Vu 223 fois
-
Partager une liste de tâche
- 03:30
- Vu 214 fois
-
Créer une tâche ou un rappel
- 02:15
- Vu 259 fois
-
Présentation du module tâche
- 02:37
- Vu 131 fois
-
Gérer les options de la réunion Teams
- 02:21
- Vu 180 fois
-
Modifier ou supprimer un rendez-vous, une réunion ou un évènement
- 02:12
- Vu 499 fois
-
Créer un rappel pour vous-même
- 02:14
- Vu 300 fois
-
Répondre à une réunion
- 01:49
- Vu 192 fois
-
Créer un rendez-vous ou réunion
- 01:51
- Vu 177 fois
-
Créer différents types d'évenements
- 02:05
- Vu 191 fois
-
Modifier et personnaliser les affichages
- 02:39
- Vu 171 fois
-
Présentation et découverte du calendrier
- 02:07
- Vu 182 fois
-
Les options de recherches
- 02:00
- Vu 107 fois
-
Trier et filtrer ses mails
- 03:44
- Vu 195 fois
-
Demander un accusé de lecture ou confirmation de remise
- 02:12
- Vu 741 fois
-
Le champ Cci en détail
- 01:56
- Vu 171 fois
-
Enregistrer, imprimer un message
- 02:21
- Vu 127 fois
-
Insérer des élements dans les mails (tableau, graphique, images)
- 04:52
- Vu 208 fois
-
Gestion des pièces jointes
- 02:49
- Vu 258 fois
-
Traiter un message reçu
- 02:18
- Vu 124 fois
-
Créer un message électronique ou un brouillon
- 03:47
- Vu 237 fois
-
Organiser dans des dossiers
- 03:26
- Vu 193 fois
-
Renseigner ses horaires de travail dans Outlook
- 02:21
- Vu 357 fois
-
Créer et ajouter une signature à des messages
- 01:51
- Vu 184 fois
-
Gérer les notifications de nouveau message
- 02:02
- Vu 256 fois
-
Modifier la police par défaut de vos emails
- 01:30
- Vu 407 fois
-
Gérer les affichages
- 03:11
- Vu 292 fois
-
Ajouter et gérer plusieurs comptes sur Outlook
- 02:02
- Vu 405 fois
-
Découverte de l'interface
- 03:32
- Vu 168 fois
-
Présentation de la nouvelle version d'Outlook
- 02:05
- Vu 389 fois
-
Récupérer les données d'une page web et les inclure dans excel
- 06:09
- Vu 592 fois
-
Créer un flux de bureau Power Automate en partant d'un modèle
- 04:20
- Vu 245 fois
-
Comprendre les spécificités et prérequis liés aux flux de bureau
- 03:21
- Vu 294 fois
-
Dropbox : Créer un SAS d'échanges entre Sharepoint et un autre service de stockage
- 04:02
- Vu 229 fois
-
Excel : Lister les fichiers d'un canal dans un classeur Excel avec power Automate
- 05:21
- Vu 537 fois
-
Excel : Associer les scripts Excel et les flux Power Automate
- 03:44
- Vu 572 fois
-
Sharepoint : Associer Microsoft Forms et Lists dans un flux Power Automate
- 05:54
- Vu 527 fois
-
Sharepoint : Automatiser le déplacement de fichiers dans une bibliothèque d'archives
- 07:19
- Vu 1013 fois
-
Partager des flux Power Automate
- 02:55
- Vu 417 fois
-
Manipuler les contenus dynamiques avec Power FX
- 04:38
- Vu 302 fois
-
Exploiter les variables associées à Power FX dans Power Automate
- 04:02
- Vu 480 fois
-
Comprendre la notion de variables et de boucles dans Power Automate
- 04:46
- Vu 681 fois
-
Ajouter des actions conditionnelles "Switch" dans Power Automate
- 05:25
- Vu 444 fois
-
Ajouter des actions conditionnelles "IF" dans Power Automate
- 03:27
- Vu 382 fois
-
Créer un flux d'approbation grâce à Power Automate
- 03:38
- Vu 524 fois
-
Créer un flux planifié avec Power Automate
- 01:45
- Vu 392 fois
-
Créer un flux instantané avec Power Automate
- 03:17
- Vu 305 fois
-
Créer un flux automatisé avec Power Automate
- 04:04
- Vu 373 fois
-
Créer un flux simple avec l'IA Copilot
- 07:43
- Vu 286 fois
-
Créer un flux basé sur un modèle avec Power Automate
- 04:26
- Vu 438 fois
-
Découvrir "l'Espace de construction"
- 02:38
- Vu 207 fois
-
L'application mobile Power Automate
- 01:44
- Vu 251 fois
-
Se familiariser avec les différents types de flux
- 01:52
- Vu 312 fois
-
Comprendre les étapes de création d'un flux Power Automate
- 02:01
- Vu 344 fois
-
Découvrir l'interface d'accueil Power Automate
- 03:48
- Vu 243 fois
-
Accéder à Power Automate pour le web
- 01:48
- Vu 328 fois
-
Comprendre l'intérêt de Power Automate
- 01:47
- Vu 269 fois
-
Analyser plusieurs documents avec Copilot
- 01:02
- Vu 397 fois
-
Analyser un fichier avec Copilot
- 01:42
- Vu 421 fois
-
Consulter l'adoption de Copilot grâce à Viva Insight
- 01:00
- Vu 267 fois
-
Suivre les changements dans une page Loop avec Copilot
- 01:25
- Vu 304 fois
-
Résumer une page Loop avec copilot
- 01:05
- Vu 311 fois
-
Générer du contenu Loop avec Copilot
- 01:31
- Vu 395 fois
-
Envoyer des invitations et des rappels avec Copilot
- 01:07
- Vu 289 fois
-
Générer des formules à partir de concept
- 01:05
- Vu 315 fois
-
Apporter des modifications à un texte
- 00:44
- Vu 309 fois
-
S'organiser dans OneNote avec Copilot
- 00:49
- Vu 319 fois
-
Utiliser Copilot avec le clic droit
- 01:33
- Vu 323 fois
-
Rechercher ses mails avec Copilot
- 01:00
- Vu 526 fois
Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de vous familiariser avec l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook, un outil essentiel pour organiser des réunions efficacement en tenant compte des disponibilités des participants.
Chapitres :
-
Introduction à l'Assistant de Planification
Dans cette vidéo, nous allons découvrir l'utilisation de l'assistant de planification dans Outlook. Cet outil vous permet de voir les horaires des participants, de détecter les conflits d'horaires et de suggérer des créneaux appropriés lorsque tout le monde est libre. -
Création d'un Nouvel Événement
Pour créer un nouvel événement, commencez par ajouter un titre à la réunion. Ensuite, accédez à l'onglet Assistant de planification. Choisissez une date pour la réunion et définissez l'heure de début et de fin. -
Ajout de Participants
Ajoutez des invités en cliquant sur 'Ajouter un participant obligatoire'. Si vous souhaitez inviter d'autres personnes qui ne sont pas obligées d'assister à la réunion, cliquez sur 'Ajouter un participant facultatif' et ajoutez leurs adresses. Si votre organisation a créé des salles pour des réunions, vous pouvez également en sélectionner une en cliquant sur 'Ajouter une salle'. -
Vérification des Disponibilités
L'assistant de planification vous permet de voir la disponibilité de chaque participant. Chaque couleur sur le calendrier a une signification spécifique, affichée en bas de la fenêtre. Pour adapter l'heure de la réunion, faites glisser les pastilles dans le calendrier. -
Gestion des Conflits d'Horaires
Si l'un des participants n'est pas disponible à l'heure choisie, l'assistant l'affichera en dessous de l'adresse de cette personne. Si les calendriers des participants ne sont pas correctement renseignés ou s'il y a des participants qui ne font pas partie de votre organisation, vous pouvez utiliser l'outil de sondage de disponibilité. -
Utilisation de l'Outil de Sondage
L'outil de sondage de disponibilité vous permet de vous assurer que la date choisie convient à tous en leur offrant l'opportunité de voter. Pour en savoir plus sur cet outil, je vous recommande de consulter le tutoriel spécifiquement consacré à ce sujet. -
Envoi de l'Invitation
Une fois que vous avez configuré tous les détails de la réunion, vous pouvez envoyer l'invitation en cliquant sur 'Envoyer'. Et voilà, vous savez maintenant comment utiliser l'assistant de planification dans Outlook.
FAQ :
Comment utiliser l'assistant de planification dans Outlook ?
Pour utiliser l'assistant de planification, ouvrez Outlook, créez un nouvel événement, ajoutez un titre, sélectionnez l'onglet Assistant de planification, choisissez une date et une heure, puis ajoutez les participants. L'outil vous montrera les disponibilités de chacun.
Que faire si un participant n'est pas disponible à l'heure choisie ?
Si un participant n'est pas disponible, l'assistant de planification l'affichera sous son adresse. Vous pouvez alors ajuster l'heure de la réunion ou utiliser l'outil de sondage de disponibilités pour trouver un créneau qui convient à tous.
Comment ajouter des participants facultatifs à une réunion ?
Pour ajouter des participants facultatifs, cliquez sur 'Ajouter un participant facultatif' dans l'interface de l'assistant de planification et entrez leurs adresses e-mail.
Qu'est-ce qu'un sondage de disponibilités et comment l'utiliser ?
Un sondage de disponibilités est un outil qui permet aux participants de voter pour les dates qui leur conviennent. Cela garantit que la date choisie convient à tous. Vous pouvez l'utiliser si les calendriers des participants ne sont pas correctement renseignés.
Comment envoyer une invitation à une réunion après l'avoir planifiée ?
Une fois que tous les détails de la réunion sont configurés, cliquez sur 'Envoyer' pour envoyer l'invitation à tous les participants.
Quelques cas d'usages :
Planification de réunions d'équipe
Utilisez l'assistant de planification pour organiser des réunions d'équipe en vérifiant les disponibilités de chaque membre. Cela permet d'optimiser le temps et d'assurer la présence de tous les participants.
Coordination de projets inter-départements
Lors de la coordination de projets impliquant plusieurs départements, l'assistant de planification peut aider à trouver des créneaux horaires qui conviennent à tous les participants, facilitant ainsi la collaboration.
Organisation de formations
Pour organiser des sessions de formation, utilisez l'assistant de planification pour vérifier la disponibilité des formateurs et des participants, garantissant ainsi une meilleure participation.
Gestion des conflits d'horaires
L'assistant de planification permet de détecter les conflits d'horaires et de proposer des alternatives, ce qui est essentiel pour éviter les chevauchements d'événements.
Utilisation de salles de réunion
Si votre organisation dispose de salles de réunion, l'assistant de planification vous permet de vérifier leur disponibilité et de les réserver en même temps que la réunion, améliorant ainsi l'efficacité de la planification.
Glossaire :
Assistant de planification
Outil dans Outlook qui permet de gérer les horaires des participants à une réunion, de détecter les conflits d'horaires et de suggérer des créneaux appropriés.
Calendrier
Outil qui affiche les disponibilités des participants et permet de planifier des événements en fonction de ces disponibilités.
Invité
Personne qui est ajoutée à une réunion, pouvant être obligatoire ou facultatif.
Sondage de disponibilités
Outil permettant de vérifier la disponibilité des participants en leur offrant la possibilité de voter pour les dates qui leur conviennent.
Salle de réunion
Espace désigné pour tenir des réunions, qui peut être sélectionné dans l'outil de planification si disponible dans l'organisation.