Outlook - Répondre à un sondage de planification de réunion Tutoriels

Découvrez comment répondre à un sondage de planification dans Outlook pour partager vos disponibilités, voter pour les créneaux qui vous conviennent et ajuster le fuseau horaire. Vous pouvez aussi ajouter des participants, suggérer d'autres horaires et voir les réponses des autres participants. Suivez ces étapes pour participer efficacement à la planification de réunion. #outlook #collaborer #intermédiaire

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à répondre à un sondage de planification dans Outlook, permettant ainsi de partager ses disponibilités et de voter pour les créneaux horaires les plus appropriés pour une réunion.

Chapitres :

Introduction au Sondage de Planification
Dans cette section, nous allons explorer le processus de réponse à un sondage de planification dans Outlook. Ce processus est essentiel pour organiser des réunions efficaces en permettant aux participants de partager leurs disponibilités.
Accéder au Sondage
Lorsque vous recevez un sondage de planification par email, cliquez sur le bouton de vote présent dans le message. Cela ouvrira une nouvelle page dans votre navigateur, où vous pourrez effectuer plusieurs actions.
Ajustement du Fuseau Horaire
Sur la nouvelle page, il est possible d'ajuster le fuseau horaire si nécessaire. Cela garantit que les créneaux proposés correspondent à votre région, ce qui est crucial pour éviter toute confusion lors de la planification.
Ajouter des Participants
Dans la colonne de droite, vous avez la possibilité d'ajouter d'autres participants au sondage. Vous pouvez choisir entre des participants obligatoires ou facultatifs selon vos besoins. Cliquez sur le lien pour inscrire d'autres personnes.
Options de Réponse
Pour chaque créneau horaire proposé, vous aurez trois options : - Oui : si le créneau vous convient. - Non : si le créneau ne vous convient pas. - Préférence : si ce créneau est celui que vous préférez par rapport aux autres. Vous pourrez également voir les réponses des autres participants au sondage.
Suggérer un Autre Horaire
Si les créneaux proposés ne vous conviennent pas, vous pouvez suggérer un autre horaire en cliquant sur 'suggérer un autre horaire'. Cette option vous permet de proposer une alternative qui pourrait mieux correspondre à vos disponibilités.
Validation des Réponses
Après avoir sélectionné vos préférences pour chaque créneau, cliquez sur 'vote' pour valider vos réponses. Vous avez ainsi terminé votre participation au sondage de planification.

FAQ :

Comment répondre à un sondage de planification dans Outlook?

Pour répondre à un sondage de planification dans Outlook, ouvrez le mail contenant le sondage et cliquez sur le bouton de vote. Cela ouvrira une page dans votre navigateur où vous pourrez ajuster le fuseau horaire, ajouter des participants, et sélectionner vos préférences pour les créneaux horaires proposés.

Que faire si les créneaux horaires proposés ne me conviennent pas?

Si les créneaux horaires proposés ne vous conviennent pas, vous pouvez cliquer sur 'suggérer un autre horaire' pour proposer une alternative qui pourrait mieux correspondre à vos disponibilités.

Comment ajouter d'autres participants à un sondage de planification?

Dans la page du sondage, vous trouverez une option pour ajouter d'autres participants. Vous pouvez choisir entre des participants obligatoires ou facultatifs selon vos besoins.

Que signifie un point d'interrogation à côté d'un nom dans le sondage?

Un point d'interrogation à côté d'un nom indique que la personne n'a pas encore voté dans le sondage.

Comment valider mes réponses dans un sondage de planification?

Après avoir sélectionné vos préférences pour chaque créneau, cliquez sur le bouton 'vote' pour valider vos réponses.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utilisez le sondage de planification pour organiser des réunions d'équipe en recueillant les disponibilités de tous les membres. Cela permet de choisir un créneau qui convient à la majorité, améliorant ainsi la participation et l'efficacité des réunions.

Coordination d'événements

Lors de la planification d'événements, un sondage de planification peut aider à déterminer le meilleur moment pour tous les participants. Cela facilite la coordination et assure une meilleure présence.

Gestion de projets

Dans le cadre de la gestion de projets, les sondages de planification peuvent être utilisés pour organiser des réunions de suivi avec les parties prenantes, garantissant que tous les membres clés sont disponibles pour discuter des progrès et des défis.

Réunions avec des clients

Pour les professionnels qui doivent organiser des réunions avec des clients, un sondage de planification permet de trouver un créneau qui convient à toutes les parties, améliorant ainsi la satisfaction client et la communication.

Glossaire :

Sondage de planification

Un outil utilisé pour recueillir les disponibilités des participants afin de choisir un créneau horaire pour une réunion.

Fuseau horaire

Une région de la Terre qui a la même heure standard. Il est important de l'ajuster pour s'assurer que les créneaux horaires proposés correspondent à votre région.

Participants obligatoires

Les personnes qui doivent absolument être présentes à la réunion.

Participants facultatifs

Les personnes qui peuvent assister à la réunion, mais leur présence n'est pas obligatoire.

Créneau horaire

Un intervalle de temps proposé pour une réunion où les participants peuvent indiquer leur disponibilité.

Vote

L'action de sélectionner une option parmi plusieurs, dans ce cas, pour indiquer la disponibilité pour un créneau horaire.

Suggérer un autre horaire

Une option permettant aux participants de proposer un créneau horaire alternatif qui pourrait mieux convenir à leurs disponibilités.

00:00:09

Ce processus vous permettra de partager vos disponibilités et de

00:00:12

voter pour les créneaux qui vous conviennent le mieux.

00:00:14

Pour une réunion.

00:00:16

Lorsque vous recevez un sondage de planification par mail,

00:00:19

cliquez simplement sur le bouton vote présent dans le message.

00:00:23

Cela ouvrira une nouvelle page dans votre navigateur.

00:00:27

Depuis cette page,

00:00:28

vous pouvez exécuter plusieurs actions.

00:00:31

Vous pouvez,

00:00:31

si nécessaire ajuster le fuseau horaire pour vous assurer

00:00:35

que les créneaux proposés correspondent bien à votre région.

00:00:38

Dans la colonne de droite,

00:00:40

vous avez la possibilité d'ajouter d'autres participants aux sondages.

00:00:44

Vous avez le choix entre participants

00:00:46

obligatoire ou facultatif selon vos besoins.

00:00:50

Cliquez sur le lien pour inscrire d'autres personnes.

00:00:53

Vous verrez une liste des créneaux horaires proposés

00:00:56

pour chaque créneau.

00:00:57

Vous avez trois options.

00:00:59

Oui,

00:01:01

s'il vous convient,

00:01:03

non,

00:01:04

s'il ne vous convient pas

00:01:06

préférence

00:01:07

si ce créneau est celui que vous préférez par rapport aux autres,

00:01:11

vous pourrez également voir les réponses des autres participants au sondage.

00:01:16

Si quelqu'un n'a pas encore voté,

00:01:18

un point d'interrogation apparaîtra à côté de son nom.

00:01:21

Si les créneaux proposés ne vous conviennent pas,

00:01:23

vous pouvez en suggérer un autre en cliquant sur suggérer un autre horaire.

00:01:28

Cette option permet de proposer une alternative

00:01:31

qui pourrait mieux correspondre à vos disponibilités.

00:01:34

Après avoir sélectionné vos préférences pour chaque créneau,

00:01:37

cliquez sur vote pour valider vos réponses.

00:01:40

Et voilà, vous avez terminé votre participation au sondage de planification.

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