Outlook - Organiser vos messages à l'aide des règles Tutoriels

Découvrez comment organiser vos messages dans Outlook en créant des règles automatisées. Gagnez du temps en déplaçant, catégorisant ou supprimant automatiquement les e-mails en fonction de critères spécifiques. Apprenez à gérer et personnaliser vos règles existantes pour une gestion efficace de vos e-mails. Ne manquez pas ces astuces astucieuses pour optimiser votre productivité dès maintenant !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer et gérer des règles dans Outlook afin d'automatiser la gestion de vos emails, ce qui vous permettra de gagner du temps.

Chapitres :

Introduction à la gestion des emails dans Outlook
Dans cette section, nous allons explorer comment automatiser la gestion de vos emails dans Outlook en créant des règles. Ces règles vous aideront à organiser vos messages de manière efficace, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les tâches importantes.
Création d'une nouvelle règle
Pour commencer, suivez ces étapes : 1. Cliquez sur les paramètres, représentés par l'icône d'engrenage en haut à droite. 2. Sélectionnez 'Courrier' dans le menu à gauche. 3. Cliquez sur 'Règle' au centre de l'écran. 4. Dans le volet de droite, cliquez sur le symbole '+' pour créer une nouvelle règle. 5. Donnez un nom à votre règle pour faciliter sa gestion et sa compréhension ultérieure.
Définition des conditions et actions
Après avoir nommé votre règle, vous devez définir les conditions et les actions à appliquer : - Choisissez une condition pour déplacer les emails contenant une mention spécifique. Par exemple, sélectionnez 'L'objet contient' et entrez le texte de la mention, comme 'Facture'. - Ensuite, sélectionnez l'opération à effectuer, par exemple, déplacer les emails dans le dossier 'Comptabilité'. - Cochez la case 'Déplacer vers', puis cliquez sur 'Sélectionnez le dossier' et choisissez 'Comptabilité'. - Enfin, cliquez sur 'Enregistrer' pour appliquer la règle.
Gestion des règles existantes
Pour gérer les règles que vous avez déjà créées : 1. Retournez dans les paramètres en cliquant sur l'icône d'engrenage. 2. Dans la section 'Courrier', choisissez 'Règle'. 3. Vous verrez la liste de toutes vos règles avec leur description. 4. Vous pouvez modifier une règle en cliquant sur l'icône crayon ou la supprimer en cliquant sur la corbeille. 5. Pour désactiver temporairement une règle, utilisez le bouton à côté de celle-ci. Pour la réactiver, actionnez de nouveau le bouton.
Conseils pour nommer vos règles
Lorsque vous nommez une règle, il est important d'indiquer clairement ce que fait la règle, comme 'Déplacer', 'Catégoriser' ou 'Supprimer'. Cela vous permettra d'identifier rapidement l'action que la règle exécute. Incluez également des détails sur les critères qui déclenchent la règle, par exemple, un expéditeur spécifique, et fournissez une description succincte mais suffisamment détaillée pour comprendre le contexte ou l'objectif de la règle.
Conclusion
En résumé, vous avez maintenant les connaissances nécessaires pour créer, appliquer et gérer des règles dans Outlook. Ces règles vous aideront à automatiser la gestion de vos emails, rendant votre expérience de messagerie plus efficace et organisée.

FAQ :

Comment créer une règle dans Outlook?

Pour créer une règle dans Outlook, cliquez sur l'icône des paramètres en haut à droite, sélectionnez 'Courrier', puis 'Règle'. Cliquez sur le plus pour créer une nouvelle règle, donnez-lui un nom, choisissez une condition, une action, et enregistrez-la.

Quelles sont les conditions que je peux utiliser pour mes règles?

Vous pouvez utiliser diverses conditions, comme 'l'objet contient', pour cibler des emails spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour déplacer tous les emails dont l'objet contient le mot 'Facture'.

Comment gérer les règles existantes dans Outlook?

Pour gérer les règles existantes, allez dans les paramètres, sélectionnez 'Courrier', puis 'Règle'. Vous verrez une liste de toutes vos règles, où vous pouvez les modifier, les supprimer ou les désactiver temporairement.

Que faire si je veux annuler une règle?

Pour annuler une règle, vous pouvez la supprimer en cliquant sur l'icône de la corbeille dans la liste des règles. Vous pouvez également désactiver temporairement la règle en utilisant le bouton à côté de celle-ci.

Comment nommer efficacement une règle?

Lorsque vous nommez une règle, indiquez clairement ce que fait la règle, comme 'Déplacer' ou 'Catégoriser', et incluez des détails sur les critères qui déclenchent la règle pour faciliter son identification.

Quelques cas d'usages :

Gestion des emails de facturation

Une entreprise peut créer une règle pour déplacer automatiquement tous les emails contenant le mot 'Facture' dans le dossier 'Comptabilité'. Cela permet de garder la boîte de réception organisée et de faciliter la gestion des documents financiers.

Catégorisation des emails par projet

Un chef de projet peut configurer des règles pour catégoriser les emails par projet. Par exemple, tous les emails d'un expéditeur spécifique avec 'Lancement' dans l'objet peuvent être marqués en bleu et déplacés dans un dossier dédié, sauf s'ils contiennent le mot 'retard'.

Automatisation de la gestion des emails de clients

Un service client peut automatiser le tri des emails entrants en créant des règles qui déplacent les emails des clients dans des dossiers spécifiques selon le sujet ou l'expéditeur, améliorant ainsi l'efficacité du traitement des demandes.

Prévention de la perte d'emails importants

Pour éviter que des emails importants ne soient perdus, une règle peut être créée pour ne pas déplacer les emails d'un expéditeur clé si l'objet contient un mot spécifique, garantissant ainsi qu'ils restent visibles dans la boîte de réception.

Glossaire :

Règles

Les règles dans Outlook sont des instructions automatisées qui permettent de gérer les emails en fonction de critères spécifiques, comme l'expéditeur ou le sujet.

Dossier

Un dossier est un emplacement dans Outlook où les emails peuvent être organisés et stockés. Par exemple, le dossier 'Comptabilité' peut contenir tous les emails liés à la comptabilité.

Condition

Une condition est un critère qui doit être rempli pour qu'une règle s'applique à un email. Par exemple, 'l'objet contient' suivi d'un mot-clé.

Action

Une action est ce qui se passe lorsque la condition d'une règle est remplie, comme déplacer un email vers un dossier spécifique.

Exception

Une exception est une condition qui empêche l'application d'une règle, même si les autres critères sont remplis. Par exemple, un email d'un expéditeur spécifique ne sera pas déplacé si l'objet contient le mot 'retard'.

00:00:07

dans Outlook pour automatiser la gestion de vos emails.

00:00:10

Afin de gagner du temps,

00:00:11

cliquez sur les paramètres représentés par l'icône

00:00:14

sous forme d'engrenage en haut à droite,

00:00:17

Cliquez ensuite sur courrier à gauche

00:00:19

puis sur règle au centre.

00:00:22

Dans le volet de droite, cliquez sur le plus pour créer une nouvelle règle

00:00:26

dans le menu de droite,

00:00:28

Commencez par donner un nom à votre règle

00:00:30

pour faciliter la gestion et la compréhension ultérieure.

00:00:34

Choisissez ensuite une condition

00:00:36

pour déplacer les mails contenant une certaine mention. Sélectionner

00:00:40

l'objet contient.

00:00:44

Entrez le texte de la mention par exemple Facture.

00:00:47

Pour cibler ces e-mails spécifiques,

00:00:49

sélectionnez l'opération à effectuer

00:00:52

pour déplacer par exemple les emails.

00:00:54

Dans le dossier comptabilité, cochez la case déplacer vers.

00:00:59

Cliquez ensuite sur sélectionnez le dossier et choisissez comptabilité.

00:01:04

Cliquez ensuite sur enregistrer

00:01:05

pour appliquer la règle.

00:01:07

Tous les mails correspondant à la règle disparaissent de votre

00:01:10

boîte de réception et se retrouvent dans le dossier comptabilité.

00:01:14

Dans la partie création de la règle,

00:01:17

nous pouvons choisir plusieurs conditions et actions.

00:01:20

De plus,

00:01:21

nous pouvons définir des exceptions.

00:01:24

Par exemple,

00:01:25

tous les emails reçus d'un expéditeur spécifique ayant pour objet lancement

00:01:29

vont être catégorisés en bleu

00:01:31

puis déplacés dans le dossier lancement,

00:01:34

sauf si l'objet contient également le mot retard.

00:01:37

Dans ce cas là,

00:01:38

le mail restera dans la boîte de réception

00:01:41

puisqu'il ne sera pas concerné par la règle.

00:01:45

Pour gérer les règles existantes,

00:01:48

cliquez sur les paramètres représentés par l'engrenage En haut à droite,

00:01:53

dans la partie courrier,

00:01:55

choisissez règle.

00:01:57

Vous verrez la liste de toutes vos règles ainsi que leur description.

00:02:01

Vous pouvez cliquer sur l'icône crayon pour la modifier

00:02:05

ou cliquer sur la corbeille pour la supprimer.

00:02:08

Vous pouvez aussi désactiver temporairement une règle en

00:02:10

actionnant le bouton à côté de cette règle.

00:02:13

Pour la réactiver,

00:02:15

actionnez de nouveau le bouton. Petite astuce

00:02:19

lorsque vous nommez une règle.

00:02:21

Indiquer clairement ce que fait la règle.

00:02:23

Déplacer,

00:02:25

catégoriser ou supprimer.

00:02:27

Cela permet d'identifier rapidement l'action que la règle exécute.

00:02:32

Incluait des détails sur les critères qui déclenchent la règle.

00:02:36

Par exemple, un expéditeur spécifique

00:02:40

incluait une description succincte mais suffisamment détaillée pour

00:02:43

comprendre le contexte ou l'objectif de la règle.

00:02:47

Par exemple,

00:02:48

déplacer les emails de Mehdi à comptabilité

00:02:53

et voilà,

00:02:53

vous savez maintenant comment créer,

00:02:55

appliquer et gérer des règles dans Outlook pour automatiser la gestion de vos mails

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