Outlook - Partager le calendrier Vidéo

Découvrez comment partager votre calendrier dans Outlook en suivant des étapes simples. Vous pourrez choisir parmi cinq niveaux d'accès, de la consultation à la gestion complète. Une fois partagé, suivez facilement les invitations envoyées et gérez les partages existants. Apprenez à maximiser la collaboration avec Outlook maintenant !

02:20
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager votre calendrier dans Outlook et à gérer les partages existants.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer les étapes nécessaires pour partager votre calendrier dans Outlook. Le partage de votre calendrier est essentiel pour coordonner des réunions et des événements avec vos collègues ou contacts.
Accéder à la vue Calendrier
Pour commencer, assurez-vous d'être dans la vue Calendrier d'Outlook. Pour y accéder, cliquez sur le deuxième bouton du volet de navigation en haut à gauche de l'interface.
Partager votre calendrier
Une fois dans votre calendrier, localisez et cliquez sur le bouton 'Partager' dans la barre d'outils en haut de la fenêtre. Cela ouvrira une boîte de dialogue intitulée 'Partage et autorisation'.
Sélectionner un contact
Dans la boîte de dialogue, saisissez l'adresse email ou le nom du contact avec qui vous souhaitez partager votre calendrier. Une fois le nom ou l'adresse saisie, un menu déroulant apparaîtra, vous offrant plusieurs options de niveau d'accès.
Options de niveau d'accès
Les options de niveau d'accès incluent :
Annuler une demande de partage
Si vous souhaitez annuler la demande de partage en cours, vous pouvez cliquer sur l'icône Corbeille située à droite du menu déroulant.
Envoyer l'invitation
Après avoir sélectionné le niveau d'accès approprié, cliquez sur le bouton 'Partager' pour envoyer l'invitation par mail. Une confirmation apparaîtra dans le dossier 'Éléments envoyés', vous indiquant que l'invitation est bien partie.
Acceptation de l'invitation
Lorsque votre contact accepte l'invitation de partage, son nom apparaîtra dans le volet de gauche, vous permettant ainsi de consulter son calendrier dans la fenêtre 'Partage et autorisation'.
Gérer les partages existants
Vous pouvez également voir la liste des personnes avec qui vous avez déjà partagé votre calendrier. Pour chaque contact, vous pouvez modifier les niveaux d'accès déjà accordés en cliquant sur le menu déroulant ou annuler le partage avec l'icône corbeille.
Conclusion
Et voilà, vous savez maintenant comment partager votre calendrier et gérer les partages existants dans Outlook. Cette fonctionnalité vous permet de mieux collaborer et de rester organisé.

FAQ :

Comment partager mon calendrier dans Outlook ?

Pour partager votre calendrier dans Outlook, accédez à la vue Calendrier, cliquez sur le bouton 'Partagé' dans la barre d'outils, saisissez l'adresse email du contact avec qui vous souhaitez partager, choisissez le niveau d'accès approprié, puis cliquez sur 'Partagé' pour envoyer l'invitation.

Quels sont les niveaux d'accès disponibles lors du partage de calendrier ?

Les niveaux d'accès disponibles incluent : 'peut voir lorsque je suis occupé', 'peut afficher les titres et les lieux', 'peut afficher tous les détails', 'peut modifier', et 'délégué'. Chaque niveau détermine le degré d'information accessible au contact.

Que faire si je veux annuler une demande de partage de calendrier ?

Si vous souhaitez annuler une demande de partage en cours, cliquez sur l'icône Corbeille située à droite du menu déroulant dans la boîte de dialogue de partage.

Comment modifier les niveaux d'accès d'un contact avec qui j'ai partagé mon calendrier ?

Pour modifier les niveaux d'accès d'un contact, accédez à la liste des personnes avec qui vous avez partagé votre calendrier, cliquez sur le menu déroulant à côté du contact, et sélectionnez le nouveau niveau d'accès souhaité.

Que se passe-t-il lorsque mon contact accepte l'invitation de partage ?

Lorsque votre contact accepte l'invitation de partage, son nom apparaît dans le volet de gauche, vous permettant de consulter son calendrier.

Quelques cas d'usages :

Gestion d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, le partage de calendrier permet aux membres de l'équipe de voir les disponibilités des autres, facilitant ainsi la planification de réunions et d'événements. Cela améliore la coordination et réduit les conflits d'horaire.

Planification d'événements

Les organisateurs d'événements peuvent partager leur calendrier avec les participants pour s'assurer que tout le monde est informé des dates et heures des réunions ou des événements. Cela permet une meilleure organisation et une communication claire.

Suivi des projets

Les chefs de projet peuvent partager leur calendrier avec les membres de l'équipe pour suivre les échéances et les jalons importants. Cela aide à maintenir le projet sur la bonne voie et à assurer que tous les membres sont au courant des délais.

Gestion des ressources

Les responsables des ressources peuvent utiliser le partage de calendrier pour gérer les disponibilités des ressources humaines ou matérielles. Cela permet d'optimiser l'utilisation des ressources et d'éviter les conflits d'utilisation.

Coordination familiale

Les familles peuvent partager leurs calendriers pour coordonner les activités, les rendez-vous et les événements familiaux. Cela aide à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que les engagements sont respectés.

Glossaire :

Calendrier

Un outil de gestion du temps qui permet de planifier et d'organiser des événements, des rendez-vous et des tâches.

Outlook

Un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de messagerie, de calendrier, de gestion des contacts et de tâches.

Partage de calendrier

La fonctionnalité qui permet à un utilisateur de donner accès à son calendrier à d'autres personnes, leur permettant de voir ou de modifier des événements.

Niveau d'accès

Les permissions accordées à un utilisateur pour visualiser ou modifier un calendrier partagé. Les niveaux incluent 'peut voir lorsque je suis occupé', 'peut afficher les titres et les lieux', 'peut afficher tous les détails', 'peut modifier', et 'délégué'.

Délégué

Un utilisateur qui a un accès complet à un calendrier partagé, lui permettant de gérer les événements et de répondre aux invitations en son nom.

Boîte de dialogue

Une fenêtre qui apparaît à l'écran pour permettre à l'utilisateur d'interagir avec le logiciel, souvent utilisée pour saisir des informations ou faire des choix.

00:00:08

Pour commencer, assurez-vous d'être dans la vue Calendrier.

00:00:13

Pour y accéder,

00:00:14

cliquez sur le deuxième bouton du volet de navigation en haut à gauche.

00:00:18

Une fois dans votre calendrier,

00:00:20

localisez et cliquez sur le bouton partagé dans

00:00:22

la barre d'outils en haut de la fenêtre,

00:00:26

dans la boîte de dialogue,

00:00:27

partage et autorisation,

00:00:29

saisissez l'adresse email ou le nom du contact

00:00:32

avec qui vous souhaitez partager votre calendrier.

00:00:35

Une fois le nom ou l'adresse saisie,

00:00:38

un menu déroulant apparaît vous offrant cinq options de niveau d'accès

00:00:42

peut voir lorsque je suis occupé,

00:00:44

le contact peut consulter vos créneaux de disponibilité

00:00:47

sans accéder aux détails des événements,

00:00:50

peut afficher les titres et les lieux.

00:00:52

L'utilisateur peut voir les titres et les emplacements de vos événements,

00:00:56

mais pas les informations complètes.

00:00:58

Peut afficher tous les détails.

00:01:00

La personne a accès à l'intégralité des informations de vos événements,

00:01:04

y compris les descriptions et les participants.

00:01:08

Peu modifié,

00:01:10

le contact peut visualiser et ajuster vos événements,

00:01:13

incluant l'ajout ou la suppression d'éléments

00:01:17

délégué.

00:01:18

L'utilisateur a un accès complet pour gérer votre calendrier,

00:01:21

répondre aux invitations et modifier les événements en votre nom.

00:01:25

Si vous souhaitez annuler la demande de partage en cours,

00:01:28

vous pouvez cliquer sur l'icône Corbeille située à droite du menu déroulant.

00:01:33

Après avoir sélectionné le niveau d'accès approprié,

00:01:36

cliquez sur le bouton partagé pour envoyer l'invitation par mail.

00:01:40

Une confirmation apparaîtra dans le dossier éléments envoyé

00:01:44

vous indiquant que l'invitation est bien partie.

00:01:47

Lorsque votre contact accepte l'invitation de partage,

00:01:51

le nom de ce dernier apparaît dans le volet de gauche,

00:01:54

vous permettant ainsi de consulter son calendrier

00:01:57

dans la fenêtre. Partage et autorisation.

00:02:00

Vous pouvez également voir la liste des personnes

00:02:02

avec qui vous avez déjà partagé votre calendrier.

00:02:06

Pour chaque contact, vous pouvez modifier les niveaux d'accès déjà accordés

00:02:10

en cliquant sur le menu déroulant

00:02:12

ou annuler le partage avec l'icône corbeille.

00:02:15

Et voilà,

00:02:16

vous savez maintenant partager votre calendrier et

00:02:18

gérer les partages existants dans Outlook.

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