Outlook Online - Automatisez le traitement de vos mails grâce aux règles Tutoriels

Découvrez comment automatiser le traitement de vos e-mails dans Outlook Online pour optimiser votre communication professionnelle dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour créer des règles pour classer automatiquement vos e-mails en fonction de conditions spécifiques.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et communiquer efficacement grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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résultat(s)
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Vous avez la possibilité de créer des
00:00:05
règles qui vous faciliteront l'utilisation
00:00:07
quotidienne d'un Outlook online ou le
00:00:10
classement de votre boîte de réception.
00:00:12
Une règle est une action.
00:00:13
Coût look online effectue automatiquement sur
00:00:16
les messages entrants ou sortants en fonction
00:00:18
de conditions que vous allez spécifier.
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Une des règles les plus pratiques et
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les plus utilisées est celle permettant
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le classement automatique de vos mails.
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Nous allons voir 2 façons
00:00:28
de créer cette règle.
00:00:30
La première est d'effectuer
00:00:31
un clic droit sur un message,
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puis d'utiliser l'option créer une règle.
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Cette technique permet en quelques
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clics de rediriger automatiquement
00:00:41
les mails du destinataire sélectionné
00:00:43
vers le dossier de votre choix.
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Une fois choisi,
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validez et sauvegardez votre choix.
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Votre règle est créée.
00:00:50
Vous pouvez choisir de l'appliquer
00:00:52
immédiatement à votre boîte de réception,
00:00:54
ce qui affectera votre nouvelle
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méthode de tri sur les éléments
00:00:57
antérieurs à sa création.
00:01:01
La 2e méthode consiste à
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créer une règle de A à Z,
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sans paramètre prédéfini.
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Pour cela, cliquez sur la roue crantée
00:01:09
en haut à droite de votre écran.
00:01:11
Un volet s'ouvre en bas de celui-ci.
00:01:14
Cliquez sur afficher tous
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les paramètres de Outlook.
00:01:18
Dans règles sélectionner ajouter une
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nouvelle règle et donnez-lui un nom.
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Pour cet exemple,
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nous allons catégoriser certains
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mails en fonction d'un mot-clé,
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contenu dans l'objet ou
00:01:30
dans le corps du mail.
00:01:32
Pour cela, ajoutez en tant que
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condition le corps du message contient.
00:01:38
Dans la partie mots clés du menu déroulant.
00:01:44
Dans le champ de texte qui apparaît,
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spécifiez le mot-clé souhaité.
00:01:48
Enfin, définissez l'opération
00:01:50
à effectuer par Outlook.
00:01:53
Pour notre exemple, nous allons
00:01:55
choisir catégoriser dans la partie,
00:01:57
marquer le message,
00:01:58
puis choisissez la catégorie souhaitée.
00:02:02
Il est bien sûr possible
00:02:03
d'effectuer plusieurs actions
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à partir d'une même règle,
00:02:06
par exemple classer le message
00:02:08
dans un dossier spécifique,
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en plus de lui ajouter une catégorie.
00:02:15
Il est également possible d'ajouter
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des exceptions à une règle,
00:02:19
par exemple si le message a été envoyé
00:02:21
par un collaborateur spécifique,
00:02:23
il existe donc une multitude de possibilités
00:02:26
dans la composition des règles.
00:02:27
Veillez donc à bien définir
00:02:29
vos besoins avant la création.
00:02:32
Enfin, cochez la case ne plus traiter
00:02:34
de règles pour que cette règle soit
00:02:37
traitée en priorité par Outlook.
00:02:40
En effet, il vous est possible d'avoir
00:02:42
plusieurs règles actives en même temps,
00:02:44
et celles-ci peuvent parfois
00:02:46
entrer en contradiction.
00:02:47
Cocher cette case appliquera donc uniquement
00:02:49
cette règle aux messages concernés,
00:02:51
même lorsqu'ils remplissent des
00:02:52
critères pour d'autres règles.
00:02:56
Une fois votre règle définie,
00:02:58
cliquez sur enregistrer pour la valider.
00:03:01
Vous retournez alors à la liste
00:03:03
des règles ou vous pouvez voir que
00:03:05
votre règle a bien été activée.
00:03:07
Vous pouvez la modifier à tout
00:03:10
moment en cliquant sur l'icône du
00:03:12
crayon ou encore la supprimer.
00:03:14
Enfin, si vous souhaitez désactiver
00:03:16
cette règle sans la supprimer,
00:03:18
décochez simplement cette
00:03:19
case en regard de son nom.

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résultat(s)
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Você tem a opção de criar
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Regras que facilitarão a sua utilização
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Outlook online ou o
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Classificando sua caixa de entrada.
00:00:12
Uma regra é uma ação.
00:00:13
Olhar de custo on-line realizado automaticamente em
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Mensagens recebidas ou enviadas com base em
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condições que irá especificar.
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Um dos mais práticos e
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o mais utilizado é o que permite
00:00:25
Arquivamento automático de seus e-mails.
00:00:27
Vejamos 2 maneiras
00:00:28
para criar esta regra.
00:00:30
A primeira é realizar
00:00:31
um clique com o botão direito do rato numa mensagem,
00:00:33
e, em seguida, use a opção Criar regra.
00:00:37
Esta técnica permite
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Cliques para redirecionar automaticamente
00:00:41
E-mails do destinatário selecionado
00:00:43
para a pasta de sua escolha.
00:00:45
Uma vez escolhido,
00:00:46
Valide e guarde a sua escolha.
00:00:48
Sua regra é criada.
00:00:50
Você pode optar por aplicá-lo
00:00:52
imediatamente na sua caixa de entrada,
00:00:54
O que afetará o seu novo
00:00:55
Método de classificação em itens
00:00:57
antes da sua criação.
00:01:01
O 2º método é
00:01:02
criar uma regra de A a Z,
00:01:04
sem uma predefinição.
00:01:07
Para fazer isso, clique na roda dentada
00:01:09
no canto superior direito do ecrã.
00:01:11
Um painel é aberto na parte inferior dele.
00:01:14
Clique em Mostrar tudo
00:01:16
Configurações do Outlook.
00:01:18
Em regras, selecione adicionar
00:01:21
nova regra e dê-lhe um nome.
00:01:24
Para este exemplo,
00:01:25
Vamos categorizar alguns dos
00:01:27
e-mails baseados em uma palavra-chave,
00:01:28
contidos no objeto ou
00:01:30
no corpo do e-mail.
00:01:32
Para fazer isso, adicione como
00:01:35
condicionar o corpo da mensagem contém.
00:01:38
Na seção de palavras-chave do menu suspenso.
00:01:44
No campo de texto que aparece,
00:01:46
Especifique a palavra-chave desejada.
00:01:48
Por fim, defina a operação
00:01:50
a ser feito pelo Outlook.
00:01:53
Para o nosso exemplo, vamos
00:01:55
escolha Categorizar no jogo,
00:01:57
marcar a mensagem,
00:01:58
Em seguida, escolha a categoria desejada.
00:02:02
Claro que é possível
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Executar várias ações
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da mesma regra,
00:02:06
Por exemplo, classifique a mensagem
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numa pasta específica,
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além de adicionar uma categoria a ele.
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Também é possível adicionar
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exceções a uma regra,
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por exemplo, se a mensagem tiver sido enviada
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por um trabalhador específico,
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Portanto, há uma infinidade de possibilidades
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na composição das regras.
00:02:27
Portanto, certifique-se de acertar
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as suas necessidades antes da criação.
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Por fim, marque a caixa de seleção Não processar novamente
00:02:34
regras para que esta regra seja
00:02:37
Priorizado pelo Outlook.
00:02:40
De fato, é possível que você tenha
00:02:42
Várias regras ativas ao mesmo tempo
00:02:44
e estes podem, por vezes,
00:02:46
contradizem-se.
00:02:47
Por conseguinte, a verificação desta caixa aplicar-se-á apenas
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esta regra para as mensagens afetadas,
00:02:51
mesmo quando estão a preencher
00:02:52
critérios para outras regras.
00:02:56
Depois de definir a regra,
00:02:58
Clique em Salvar para confirmá-lo.
00:03:01
Em seguida, voltará à lista
00:03:03
regras onde você pode ver que
00:03:05
Sua regra foi ativada com êxito.
00:03:07
Você pode alterá-lo a qualquer momento
00:03:10
clicando no botão
00:03:12
lápis ou apague-o.
00:03:14
Finalmente, se você quiser desativar
00:03:16
esta regra sem a eliminar,
00:03:18
Basta desmarcar esta opção
00:03:19
ao lado do nome.

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