Outlook - Créer un sondage de réunion Tutoriels

Découvrez comment créer un sondage de réunion dans cette vidéo intitulée "Créer un sondage".
Cette ressource est destinée aux apprenants de niveau intermédiaire qui souhaitent trouver des moyens efficaces de communiquer et de gérer leur temps.
Vous apprendrez comment créer un sondage interactif pour recueillir les opinions et les préférences des participants à une réunion.
Cette compétence vous permettra de faciliter la prise de décision et d'organiser des réunions plus productives.
Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer vos compétences en communication et en gestion du temps.

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résultat(s)
00:00:05
Organiser une réunion avec un
00:00:06
grand nombre de participants,
00:00:08
notamment des personnes extérieures à
00:00:10
l'organisation pour lesquelles vous
00:00:12
n'avez pas accès à leur calendrier,
00:00:14
peut s'avérer chronophage.
00:00:15
Plutôt que de perdre du temps
00:00:17
à envoyer un grand nombre de
00:00:19
messages ou d'e-mails pour trouver
00:00:21
une date qui convient à tous,
00:00:23
utilisez l'outil de sondage de
00:00:26
planification proposé par Microsoft Outlook.
00:00:28
Ouvrez la nouvelle version de Outlook,
00:00:31
commencez un nouveau mail ou
00:00:32
répondez à quelqu'un.
00:00:36
Inscrivez l'objet de la réunion
00:00:38
si vous le laissez vide,
00:00:40
sondage de planification attribuera
00:00:42
un objet standardisé avec le mot vote,
00:00:45
suivi des noms de tous les participants.
00:00:48
Cliquez dans le corps du Mail
00:00:49
pour rendre le bouton sondage
00:00:51
de planification disponible.
00:00:56
Cliquez dessus.
00:00:59
Ajoutez les participants à la réunion.
00:01:01
Les destinataires du mail
00:01:03
seront considérés comme des
00:01:05
participants obligatoires.
00:01:06
Les destinataires en copie seront,
00:01:08
eux, facultatifs.
00:01:12
Modifier si besoin le fuseau horaire.
00:01:17
Paramétrer la durée de la réunion.
00:01:24
Si vous souhaitez organiser un événement
00:01:26
en dehors des heures de travail,
00:01:28
un dîner par exemple,
00:01:30
décocher la case heure consacrée aux
00:01:33
réunions pour disposer de créneaux étendus.
00:01:36
Sélectionner le jour qui
00:01:38
vous intéresse par défaut,
00:01:40
l'outil sondage de planification affiche en
00:01:42
premier les meilleurs créneaux disponibles.
00:01:45
Il est possible de trier par horaire si les
00:01:48
membres font partie de votre organisation.
00:01:50
L'outil sondage de planification vous
00:01:53
affichera leur disponibilité automatiquement
00:01:55
en survolant les icônes de personnes,
00:01:58
il est possible de vérifier
00:01:59
qui est disponible ou non
00:02:01
grâce à un code couleur vert.
00:02:03
Les personnes sont disponibles violette,
00:02:06
elles ont.
00:02:07
Événement classé comme provisoire.
00:02:09
Rouge, les participants sont
00:02:11
indisponibles pour ce créneau gris.
00:02:13
Il s'agit de personnes
00:02:15
externes à l'organisation,
00:02:16
d'où l'intérêt de les consulter via
00:02:18
un sondage ou cliquez sur la flèche
00:02:21
pour voir tous les participants.
00:02:23
Sélectionnez les créneaux qui vous
00:02:24
conviennent le mieux en cliquant
00:02:26
simplement dessus sur n'importe quel jour.
00:02:35
Sondage de planification vous indique
00:02:38
le nombre de créneaux sélectionnés.
00:02:41
Cliquez sur suivant.
00:02:42
L'outil vous propose alors de
00:02:44
préciser le lieu de la réunion,
00:02:47
par exemple, Bureau de Loïc.
00:02:51
Ajouter la salle comme participant
00:02:53
si sa disponibilité est
00:02:54
également gérée dans Outlook.
00:02:59
Décochez la case réunion teams s'il s'agit
00:03:03
d'une réunion uniquement en présentiel,
00:03:06
vous avez ensuite accès à 5 paramètres.
00:03:11
Proposer des créneaux où tous les
00:03:14
participants sont disponibles.
00:03:16
Lorsque tous les participants ont
00:03:18
répondu l'outil sondage de planification
00:03:20
sélectionnera le créneau le plus proche
00:03:22
où tout le monde est disponible.
00:03:25
Il programmera et enverra
00:03:27
automatiquement le mail de réunion
00:03:29
ainsi que le lien teams si besoin.
00:03:32
Conserver les horaires
00:03:34
sélectionnés dans mon calendrier,
00:03:36
tous les créneaux sélectionnés
00:03:38
deviendront provisoires dans
00:03:39
votre calendrier tant qu'une plage
00:03:41
horaire n'aura pas été choisie.
00:03:43
Les créneaux non retenus seront
00:03:46
libérés à la sélection d'une date.
00:03:48
M'avertir lorsque le sondage est mis à jour.
00:03:52
À chaque participant qui répond
00:03:54
je reçois un email,
00:03:55
cette option peut être désactivée
00:03:57
si la réunion comporte un très
00:04:00
grand nombre de participants.
00:04:01
Obliger les participants
00:04:03
à vérifier leur identité,
00:04:05
les participants devront cliquer sur
00:04:07
leurs noms pour répondre au sondage.
00:04:09
Si la personne est externe à l'entreprise,
00:04:11
elle devra au préalable confirmer son
00:04:15
identité via un code envoyé par Email.
00:04:19
Verrouiller le sondage pour les participants.
00:04:22
Empêche les participants de proposer
00:04:24
d'autres créneaux de réunion,
00:04:25
mais aussi de proposer d'autres
00:04:27
participants pour la réunion.
00:04:31
Cliquez ensuite sur créer un sondage
00:04:33
pour intégrer le sondage à votre mail.
00:04:36
Pour terminer, composez votre courriel
00:04:39
et envoyez le aux participants.
00:04:41
Il ne vous reste plus qu'à laisser
00:04:43
l'outil planifier la réunion selon
00:04:45
les préférences des destinataires.

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résultat(s)
00:00:05
Configurar uma reunião com um
00:00:06
grande número de participantes,
00:00:08
incluindo pessoas de fora do
00:00:10
a organização para a qual está a trabalhar
00:00:12
não têm acesso ao seu calendário,
00:00:14
pode ser demorado.
00:00:15
Em vez de perder tempo
00:00:17
para enviar um grande número de
00:00:19
mensagens ou e-mails para encontrar
00:00:21
uma data que sirva a todos,
00:00:23
Utilize a seringa
00:00:26
Agendamento oferecido pelo Microsoft Outlook.
00:00:28
Abra a nova versão do Outlook,
00:00:31
iniciar um novo e-mail ou
00:00:32
Responda a alguém.
00:00:36
Anote o objetivo da reunião
00:00:38
se o deixar em branco,
00:00:40
Pesquisa de planejamento atribuirá
00:00:42
um objeto padronizado com a palavra voto,
00:00:45
seguido dos nomes de todos os participantes.
00:00:48
Clique no corpo do e-mail
00:00:49
Para fazer o botão de enquete
00:00:51
agendamento disponível.
00:00:56
Clique nele.
00:00:59
Adicione os participantes à reunião.
00:01:01
Os destinatários do e-mail
00:01:03
serão considerados como
00:01:05
Participantes obrigatórios.
00:01:06
Os destinatários do CC serão,
00:01:08
eles, opcional.
00:01:12
Altere o fuso horário, se necessário.
00:01:17
Defina a duração da reunião.
00:01:24
Se você quiser organizar um evento
00:01:26
fora do horário de trabalho,
00:01:28
um jantar, por exemplo,
00:01:30
Desmarque o tempo dedicado a
00:01:33
reuniões com horários alargados.
00:01:36
Selecione o dia em que
00:01:38
Interessa-lhe por defeito,
00:01:40
A ferramenta Pesquisa de Agendamento é exibida em
00:01:42
primeiro os melhores slots disponíveis.
00:01:45
É possível ordenar por horário se o
00:01:48
Os membros fazem parte da sua organização.
00:01:50
A ferramenta Planning Survey irá ajudá-lo
00:01:53
exibirá sua disponibilidade automaticamente
00:01:55
pairando sobre ícones de pessoas,
00:01:58
É possível verificar
00:01:59
quem está disponível e quem não está
00:02:01
com um código de cores verde.
00:02:03
As pessoas estão disponíveis roxo,
00:02:06
eles têm.
00:02:07
Evento classificado como provisório.
00:02:09
Vermelho, os participantes são
00:02:11
indisponível para esta ranhura cinzenta.
00:02:13
São pessoas
00:02:15
externo à organização,
00:02:16
É por isso que é tão importante consultá-los via
00:02:18
uma sondagem ou clique na seta
00:02:21
para ver todos os participantes.
00:02:23
Selecione as faixas horárias certas para si
00:02:24
melhor ajuste clicando em
00:02:26
simplesmente em qualquer dia.
00:02:35
A pesquisa de planejamento informa a você
00:02:38
O número de faixas horárias selecionadas.
00:02:41
Clique em Avançar.
00:02:42
Em seguida, a ferramenta oferece-lhe
00:02:44
especificar o local da reunião,
00:02:47
por exemplo, o escritório de Loïc.
00:02:51
Adicionar a sala como participante
00:02:53
se a sua disponibilidade for
00:02:54
também gerenciado no Outlook.
00:02:59
Desmarque a caixa de reunião do Teams se estiver
00:03:03
uma reunião presencial,
00:03:06
Em seguida, você tem acesso a 5 parâmetros.
00:03:11
Proponha faixas horárias onde todas as
00:03:14
Os participantes estão disponíveis.
00:03:16
Quando todos os participantes tiverem
00:03:18
Concluída a Ferramenta de Pesquisa de Planejamento
00:03:20
selecione o slot mais próximo
00:03:22
onde todos estão disponíveis.
00:03:25
Irá agendar e enviar
00:03:27
Automaticamente o e-mail da reunião
00:03:29
bem como o link do Teams, se necessário.
00:03:32
Manter horários
00:03:34
selecionado no meu calendário,
00:03:36
Todas as faixas horárias selecionadas
00:03:38
tornar-se-á provisório no
00:03:39
O seu calendário como um intervalo
00:03:41
horário não terá sido escolhido.
00:03:43
As faixas horárias mal sucedidas serão
00:03:46
liberado na seleção de uma data.
00:03:48
Notifique-me quando o inquérito for atualizado.
00:03:52
A cada participante que responder
00:03:54
Recebo um e-mail,
00:03:55
Esta opção pode ser desativada
00:03:57
Se a reunião tiver um
00:04:00
grande número de participantes.
00:04:01
Obrigando os participantes
00:04:03
verificar a sua identidade,
00:04:05
Os participantes terão de clicar em
00:04:07
seus nomes para completar a pesquisa.
00:04:09
Se a pessoa for externa à empresa,
00:04:11
Em primeiro lugar, terá de confirmar o seu
00:04:15
identidade através de um código enviado por e-mail.
00:04:19
Bloqueie a enquete para os participantes.
00:04:22
Impede que os participantes nomeiem
00:04:24
outras faixas horárias para reuniões,
00:04:25
mas também para propor outros
00:04:27
participantes na reunião.
00:04:31
Em seguida, clique em criar uma enquete
00:04:33
para incorporar o inquérito no seu e-mail.
00:04:36
Por fim, escreva seu e-mail
00:04:39
e enviá-lo aos participantes.
00:04:41
Tudo o que tem de fazer é sair
00:04:43
A ferramenta Agendar reunião por
00:04:45
preferências dos destinatários.

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