Outlook - Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau Tutoriels

Découvrez comment configurer des réponses automatiques d'absence du bureau dans Outlook grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options disponibles pour envoyer des réponses automatiques à vos collègues et contacts lorsque vous êtes absent, y compris la planification de la durée d'envoi et la personnalisation des messages.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour une meilleure gestion de votre messagerie professionnelle.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à configurer des réponses automatiques d'absence du bureau dans Outlook, que ce soit sur un serveur Exchange ou Office 365, afin d'informer les contacts de votre indisponibilité pendant vos vacances ou déplacements.

Chapitres :

Introduction aux Réponses Automatiques
Lorsque vous utilisez un serveur Exchange ou Office 365 pour les entreprises, vous avez la possibilité d'envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau via Outlook. Cela permet aux personnes qui vous contactent de savoir que vous n'êtes pas disponible pendant un certain temps, évitant ainsi un encombrement de votre messagerie.
Configuration des Réponses Automatiques
Pour configurer ces réponses automatiques, suivez ces étapes : 1. Sélectionnez l'onglet **Fichier**. 2. Cliquez sur le bouton **Réponses automatiques**. 3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez **Envoyer des réponses automatiques**. Si vous souhaitez planifier votre absence à l'avance, cochez la case **Envoyer uniquement pendant ce laps de temps** et spécifiez une date de début et une date de fin.
Rédaction des Messages
Vous pouvez composer deux messages différents : - Dans l'onglet **Au sein de mon organisation**, tapez la réponse que vous souhaitez envoyer à vos collègues. - Dans l'onglet **En dehors de mon organisation**, cochez la case pour choisir si vous voulez envoyer des réponses aux expéditeurs extérieurs. Vous pouvez également décider d'envoyer ces réponses uniquement à vos contacts ou à toute personne étrangère à votre société.
Désactivation des Réponses Automatiques
À votre retour, lorsque vous ouvrez Outlook, un message apparaîtra pour vous indiquer que les réponses automatiques sont activées. Vous pouvez cliquer sur ce message pour les désactiver ou retourner dans l'onglet **Fichier**, puis sélectionner **Ne pas envoyer de réponses automatiques**.
Utilisation de la Version en Ligne d'Outlook
Sachez que la fonction de réponses automatiques est également disponible dans la version en ligne d'Outlook. Si vous avez oublié d'activer cette fonction avant de partir en vacances, il vous suffira de trouver un ordinateur connecté à Internet et de vous identifier sur votre page utilisateur, si votre organisation vous le permet. Une fois dans Outlook, allez dans le menu des paramètres pour accéder à la fonction **Réponses Automatiques**, qui fonctionne de la même manière que sur l'application.

FAQ :

Comment activer les réponses automatiques dans Outlook?

Pour activer les réponses automatiques, ouvrez Outlook, sélectionnez l'onglet 'Fichier', puis cliquez sur 'Réponses automatiques'. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez 'Envoyer des réponses automatiques' et configurez vos messages.

Puis-je planifier mes réponses automatiques à l'avance?

Oui, vous pouvez planifier vos réponses automatiques en cochant la case 'Envoyer uniquement pendant ce laps de temps' et en spécifiant une date de début et une date de fin.

Comment désactiver les réponses automatiques après mon retour?

Pour désactiver les réponses automatiques, ouvrez Outlook, allez dans l'onglet 'Fichier', sélectionnez 'Réponses automatiques', puis choisissez 'Ne pas envoyer de réponses automatiques'.

Les réponses automatiques fonctionnent-elles dans la version en ligne d'Outlook?

Oui, la fonction de réponses automatiques est également disponible dans la version en ligne d'Outlook. Vous pouvez y accéder en vous connectant à votre compte sur un ordinateur connecté à Internet.

Que faire si j'oublie d'activer mes réponses automatiques avant de partir?

Si vous oubliez d'activer vos réponses automatiques avant de partir, vous pouvez vous connecter à votre compte Outlook en ligne et activer la fonction à partir des paramètres.

Quelques cas d'usages :

Gestion des absences pendant les vacances

Lorsqu'un employé part en vacances, il peut configurer des réponses automatiques dans Outlook pour informer ses collègues et clients de son absence, ce qui aide à gérer les attentes et à réduire l'encombrement des emails.

Communication lors de déplacements professionnels

Un professionnel en déplacement peut activer des réponses automatiques pour informer les expéditeurs qu'il ne pourra pas répondre immédiatement, tout en fournissant des informations sur la durée de son absence.

Planification des congés

Avant de prendre un congé, un employé peut planifier ses réponses automatiques pour s'assurer que ses contacts reçoivent des notifications appropriées pendant son absence, ce qui améliore la communication au sein de l'organisation.

Utilisation d'Outlook en ligne

Un employé qui a oublié d'activer ses réponses automatiques avant de partir peut se connecter à Outlook en ligne depuis n'importe quel ordinateur pour activer cette fonction, garantissant ainsi une communication continue.

Glossaire :

Serveur Exchange

Un serveur de messagerie développé par Microsoft qui permet la gestion des emails, des calendriers et des contacts au sein d'une organisation.

Office 365

Une suite de services cloud de Microsoft qui inclut des applications de productivité comme Word, Excel, et Outlook, ainsi que des services de messagerie et de collaboration.

Réponses automatiques

Fonctionnalité d'Outlook qui permet d'envoyer automatiquement un message aux personnes qui vous contactent par email lorsque vous êtes absent.

Absence du bureau

Situation où un employé n'est pas disponible pour répondre aux emails, souvent en raison de vacances ou de déplacements professionnels.

Boîte de dialogue

Fenêtre qui apparaît à l'écran pour permettre à l'utilisateur de faire des choix ou d'entrer des informations.

Organisation

Groupe de personnes travaillant ensemble, souvent dans un cadre professionnel, comme une entreprise ou une institution.

Contacts

Personnes enregistrées dans votre carnet d'adresses, avec lesquelles vous communiquez régulièrement.

00:00:13

afin de permettre aux personnes qui vous contactent de savoir que vous n'êtes pas disponible pendant un certain laps de temps,

00:00:19

lorsque vous partez en vacances ou en déplacement par exemple,

00:00:21

et que vous ne pourrez pas forcément répondre immédiatement aux messages électroniques, ça évite un encombrement de la messagerie et ça donne l'information aux autres que vous êtes absent.

00:00:32

Donc pour configurer ces réponses automatiques lorsque vous êtes absent, sélectionnez l'onglet "Fichier",

00:00:38

puis cliquez sur le bouton "Réponses automatiques".

00:00:42

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez "Envoyer des réponses automatiques".

00:00:47

De plus si vous souhaitez planifier votre absence à l'avance, cochez la case "Envoyer uniquement pendant ce laps de temps"

00:00:53

puis là vous spécifiez une date de début et une date de fin.

00:00:57

Donc vous pouvez composer deux messages différents, tout d'abord dans l'onglet "Au sein de mon organisation", vous tapez la réponse que vous voulez envoyer à vos collègues et aux personnes de la même organisation.

00:01:07

Si vous souhaitez que vos réponses automatiques soient également envoyées aux expéditeurs extérieurs à votre organisation, vous cliquez sur l'onglet "En dehors de mon organisation".

00:01:17

Cochez la case en dessous.

00:01:19

Choisissez également si vous voulez les envoyer à vos contacts uniquement ou à toute personne étrangère à votre société.

00:01:26

Et donc là vous allez composer la réponse ou le message que vous allez envoyer lors de votre absence.

00:01:36

À votre retour en ouvrant Outlook, donc pour ne pas oublier de désactiver cette fonction, vous verrez apparaître un message vous indiquant que les réponses automatiques sont activées.

00:01:45

Vous pouvez cliquer sur ce message pour les désactiver ou tout simplement retourner dans l'onglet "Fichier",

00:01:51

"Réponses automatiques", puis sélectionnez "Ne pas envoyer de réponses automatiques".

00:01:57

Sachez que la fonction est disponible également dans la version en ligne d'Outlook, donc pas de panique si vous avez oublié d'activer la réponse automatique avant de partir en vacances,

00:02:06

il vous suffira alors de trouver un ordinateur connecté à internet,

00:02:09

de vous identifier sur votre page utilisateur, si toutefois votre organisation vous donne cette possibilité, donc une fois dans Outlook il vous suffira d'aller dans le menu des paramètres pour voir apparaître la fonction "Réponses Automatiques"

00:02:23

qui va fonctionner exactement de la même manière que sur l'application.

00:00:13

для того, чтобы люди, которые связываются с вами, знали, что вы недоступны в течение определенного периода времени,

00:00:19

когда вы едете в отпуск или в движение, например,

00:00:21

и что вы не обязательно сможете немедленно ответить на сообщения электронной почты, это позволяет избежать беспорядка в сообщениях и дает информацию другим, что вы отсутствуете.

00:00:32

Поэтому, чтобы настроить эти автоматические ответы, когда вы находитесь в нет, выберите вкладку «Файл»,

00:00:38

затем нажмите на кнопку "Автоматические ответы".

00:00:42

В открывшемся диалоговом окне выберите «Отправлять автоматические ответы».

00:00:47

Кроме того, если вы хотите заранее спланировать свое отсутствие, установите флажок «Отправлять только в течение этого периода»

00:00:53

затем вы указываете дату начала и дату окончания.

00:00:57

Таким образом, вы можете составить два разных сообщения, сначала на вкладке «В моей организации», вы вводите ответ, который хотите отправить своим коллегам и людям в одной организации.

00:01:07

Если вы хотите, чтобы автоматические ответы также отправлялись отправителям за пределами вашей организации, перейдите на вкладку «За пределами моей организации».

00:01:17

Установите флажок ниже.

00:01:19

Также выберите, хотите ли вы отправлять их только своим контактам или кому-либо за пределами вашей компании.

00:01:26

И вот вам составьте ответ или сообщение, которое вы отправите во время вашего отсутствия.

00:01:36

Когда вы вернетесь, открыв Outlook, чтобы не забыть отключить эту функцию, вы увидите сообщение о том, что автоматические ответы включены.

00:01:45

Вы можете нажать на это сообщение, чтобы отключить их или просто вернуться на вкладку «Файл»,

00:01:51

«Автоматические ответы», затем выберите «Не отправлять автоматические ответы».

00:01:57

Имейте в виду, что функция также доступна в онлайн-версии Outlook, поэтому не стоит паниковать, если вы забыли активировать автоматический ответ перед тем, как отправиться в отпуск,

00:02:06

тогда вам просто нужно будет найти компьютер, подключенный к Интернету,

00:02:09

чтобы идентифицировать себя на своей странице пользователя, если ваша организация предоставляет вам такую возможность, поэтому, оказавшись в Outlook, вам просто нужно будет перейти в меню настроек, чтобы увидеть функцию «Автоматические ответы»

00:02:23

который будет работать точно так же, как и на приложении.

00:00:13

in order to allow people who contact you to know that you are not available for a certain period of time,

00:00:19

when you go on holiday or on the move, for example,

00:00:21

and that you will not necessarily be able to respond immediately to e-mail messages, it avoids a clutter of the messaging and it gives the information to others that you are absent.

00:00:32

So to configure these automatic replies when you are away, select the "File" tab,

00:00:38

then click on the "Automatic replies" button.

00:00:42

In the dialog box that opens, select "Send automatic replies".

00:00:47

In addition, if you want to plan your absence in advance, check the box "Send only during this period"

00:00:53

then there you specify a start date and an end date.

00:00:57

So you can compose two different messages, first of all in the "Within my organization" tab, you type the answer you want to send to your colleagues and people in the same organization.

00:01:07

If you want your automatic replies to also be sent to senders outside your organization, you click the "Outside my organization" tab.

00:01:17

Check the box below.

00:01:19

Also choose whether you want to send them to your contacts only or to anyone outside your company.

00:01:26

And so there you will compose the response or the message that you will send during your absence.

00:01:36

When you return by opening Outlook, so in order not to forget to disable this feature, you will see a message telling you that automatic replies are enabled.

00:01:45

You can click on this message to disable them or simply return to the "File" tab,

00:01:51

"Automatic replies", then select "Do not send automatic replies".

00:01:57

Be aware that the function is also available in the online version of Outlook, so do not panic if you forgot to activate the automatic reply before going on vacation,

00:02:06

you will then just have to find a computer connected to the internet,

00:02:09

to identify yourself on your user page, if however your organization gives you this possibility, so once in Outlook you will just have to go to the settings menu to see the "Automatic Replies" function appear

00:02:23

which will work in exactly the same way as on the application.

00:00:13

con el fin de permitir que las personas que se comuniquen con usted sepan que no está disponible durante un cierto período de tiempo,

00:00:19

cuando te vas de vacaciones o en movimiento, por ejemplo,

00:00:21

y que no necesariamente podrá responder de inmediato a los mensajes de correo electrónico, evita un desorden de los mensajes y da la información a otros de que está ausente.

00:00:32

Entonces, para configurar estas respuestas automáticas cuando esté ausente, seleccione la pestaña "Archivo",

00:00:38

luego haga clic en el botón "Respuestas automáticas".

00:00:42

En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione "Enviar respuestas automáticas".

00:00:47

Además, si desea planificar su ausencia con anticipación, marque la casilla "Enviar solo durante este período"

00:00:53

luego especifica una fecha de inicio y una fecha de finalización.

00:00:57

Por lo tanto, puede redactar dos mensajes diferentes, en primer lugar en la pestaña "Dentro de mi organización", escriba la respuesta que desea enviar a sus colegas y personas de la misma organización.

00:01:07

Si desea que sus respuestas automáticas también se envíen a remitentes fuera de su organización, haga clic en la pestaña "Fuera de mi organización".

00:01:17

Marque la casilla a continuación.

00:01:19

También elija si desea enviarlos solo a sus contactos o a cualquier persona fuera de su empresa.

00:01:26

Y así redactarás la respuesta o el mensaje que enviarás durante tu ausencia.

00:01:36

Cuando regrese abriendo Outlook, para no olvidar deshabilitar esta función, verá un mensaje que le indicará que las respuestas automáticas están habilitadas.

00:01:45

Puede hacer clic en este mensaje para deshabilitarlos o simplemente volver a la pestaña "Archivo",

00:01:51

"Respuestas automáticas", luego seleccione "No enviar respuestas automáticas".

00:01:57

Tenga en cuenta que la función también está disponible en la versión en línea de Outlook, así que no se asuste si olvidó activar la respuesta automática antes de irse de vacaciones,

00:02:06

entonces sólo tendrá que encontrar una computadora conectada a Internet,

00:02:09

para identificarte en tu página de usuario, si sin embargo tu organización te da esta posibilidad, por lo que una vez en Outlook solo tendrás que ir al menú de configuración para ver aparecer la función "Respuestas automáticas"

00:02:23

que funcionará exactamente de la misma manera que en la aplicación.

00:00:13

damit Personen, die Sie kontaktieren, wissen, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar sind,

00:00:19

wenn Sie in den Urlaub oder unterwegs sind, zum Beispiel,

00:00:21

und dass Sie nicht unbedingt in der Lage sein werden, sofort auf E-Mail-Nachrichten zu antworten, vermeidet ein Durcheinander der Nachrichten und gibt anderen die Information, dass Sie abwesend sind.

00:00:32

Um diese automatischen Antworten zu konfigurieren, wenn Sie nicht da sind, wählen Sie die Registerkarte "Datei",

00:00:38

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Automatische Antworten".

00:00:42

Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld "Automatische Antworten senden".

00:00:47

Wenn Sie Ihre Abwesenheit im Voraus planen möchten, aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen "Nur in diesem Zeitraum senden".

00:00:53

dann geben Sie dort ein Startdatum und ein Enddatum an.

00:00:57

So können Sie zwei verschiedene Nachrichten verfassen, zunächst geben Sie auf der Registerkarte "Innerhalb meiner Organisation" die Antwort ein, die Sie an Ihre Kollegen und Personen in derselben Organisation senden möchten.

00:01:07

Wenn Ihre automatischen Antworten auch an Absender außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden sollen, klicken Sie auf die Registerkarte "Außerhalb meiner Organisation".

00:01:17

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unten.

00:01:19

Wählen Sie auch, ob Sie sie nur an Ihre Kontakte oder an Personen außerhalb Ihres Unternehmens senden möchten.

00:01:26

Und so werden Sie dort die Antwort oder die Nachricht verfassen, die Sie während Ihrer Abwesenheit senden werden.

00:01:36

Wenn Sie zurückkehren, indem Sie Outlook öffnen, um nicht zu vergessen, diese Funktion zu deaktivieren, wird eine Meldung angezeigt, dass automatische Antworten aktiviert sind.

00:01:45

Sie können auf diese Nachricht klicken, um sie zu deaktivieren oder einfach zur Registerkarte "Datei" zurückzukehren.

00:01:51

"Automatische Antworten", und wählen Sie dann "Keine automatischen Antworten senden".

00:01:57

Beachten Sie, dass die Funktion auch in der Online-Version von Outlook verfügbar ist, also keine Panik, wenn Sie vergessen haben, die automatische Antwort vor dem Urlaub zu aktivieren,

00:02:06

Sie müssen dann nur noch einen Computer finden, der mit dem Internet verbunden ist,

00:02:09

um sich auf Ihrer Benutzerseite zu identifizieren, wenn Ihre Organisation Ihnen diese Möglichkeit bietet, müssen Sie also in Outlook nur zum Einstellungsmenü gehen, um die Funktion "Automatische Antworten" anzuzeigen

00:02:23

die genauso funktioniert wie bei der Anwendung.

00:00:13

a fim de permitir que as pessoas que entram em contato com você saibam que você não está disponível por um determinado período de tempo,

00:00:19

quando você vai de férias ou em movimento, por exemplo,

00:00:21

e que você não será necessariamente capaz de responder imediatamente às mensagens de e-mail, evita uma desordem das mensagens e dá a informação a outros que você está ausente.

00:00:32

Então, para configurar essas respostas automáticas quando estiver fora, selecione a guia "Arquivar"

00:00:38

em seguida, clique no botão "Respostas automáticas".

00:00:42

Na caixa de diálogo que abre, selecione "Enviar respostas automáticas".

00:00:47

Além disso, se você quiser planejar sua ausência com antecedência, marque a caixa "Enviar somente durante este período"

00:00:53

em seguida, aí você especifica uma data de início e uma data de término.

00:00:57

Assim, você pode compor duas mensagens diferentes, antes de mais nada na aba "Dentro da minha organização", você digita a resposta que deseja enviar para seus colegas e pessoas da mesma organização.

00:01:07

Se você quiser que suas respostas automáticas também sejam enviadas para remetentes fora de sua organização, clique na guia "Fora da minha organização".

00:01:17

Confira a caixa abaixo.

00:01:19

Escolha também se você quer enviá-los apenas para seus contatos ou para qualquer pessoa fora da sua empresa.

00:01:26

E assim lá você vai compor a resposta ou a mensagem que você enviará durante sua ausência.

00:01:36

Quando você retornar abrindo o Outlook, para não esquecer de desativar esse recurso, você verá uma mensagem dizendo que as respostas automáticas estão ativadas.

00:01:45

Você pode clicar nesta mensagem para desabilitá-los ou simplesmente retornar à guia "Arquivo",

00:01:51

"Respostas automáticas", em seguida, selecione "Não envie respostas automáticas".

00:01:57

Esteja ciente de que a função também está disponível na versão online do Outlook, então não entre em pânico se você esqueceu de ativar a resposta automática antes de sair de férias,

00:02:06

então você terá que encontrar um computador conectado à internet,

00:02:09

para se identificar na página do usuário, se no entanto sua organização lhe der essa possibilidade, então uma vez no Outlook você terá que ir ao menu de configurações para ver a função "Respostas Automáticas" aparecer

00:02:23

que funcionará exatamente da mesma maneira que na aplicação.

00:00:13

om mensen die contact met u opnemen in staat te stellen te weten dat u gedurende een bepaalde periode niet beschikbaar bent,

00:00:19

wanneer u bijvoorbeeld op vakantie of onderweg gaat,

00:00:21

en dat u niet noodzakelijkerwijs onmiddellijk op e-mailberichten kunt reageren, het voorkomt een rommel van de berichten en het geeft de informatie aan anderen dat u afwezig bent.

00:00:32

Dus om deze automatische antwoorden te configureren wanneer u weg bent, selecteert u het tabblad "Bestand",

00:00:38

klik vervolgens op de knop "Automatische antwoorden".

00:00:42

Selecteer in het dialoogvenster dat wordt geopend de optie "Automatische antwoorden verzenden".

00:00:47

Als u uw afwezigheid van tevoren wilt plannen, vinkt u bovendien het vakje "Alleen tijdens deze periode verzenden" aan

00:00:53

dan geef je daar een begindatum en een einddatum op.

00:00:57

U kunt dus twee verschillende berichten opstellen, allereerst typt u op het tabblad "Binnen mijn organisatie" het antwoord dat u naar uw collega's en mensen in dezelfde organisatie wilt sturen.

00:01:07

Als u wilt dat uw automatische antwoorden ook worden verzonden naar afzenders buiten uw organisatie, klikt u op het tabblad 'Buiten mijn organisatie'.

00:01:17

Vink het vakje hieronder aan.

00:01:19

Kies ook of u ze alleen naar uw contactpersonen of naar iemand buiten uw bedrijf wilt verzenden.

00:01:26

En dus stel je daar de reactie op of de boodschap die je tijdens je afwezigheid gaat sturen.

00:01:36

Wanneer u terugkeert door Outlook te openen, dus om niet te vergeten deze functie uit te schakelen, ziet u een bericht dat automatische antwoorden zijn ingeschakeld.

00:01:45

U kunt op dit bericht klikken om ze uit te schakelen of gewoon terugkeren naar het tabblad "Bestand",

00:01:51

"Automatische antwoorden" en selecteer vervolgens "Geen automatische antwoorden verzenden".

00:01:57

Houd er rekening mee dat de functie ook beschikbaar is in de online versie van Outlook, dus raak niet in paniek als u bent vergeten het automatische antwoord te activeren voordat u op vakantie gaat,

00:02:06

je hoeft dan alleen maar een computer te vinden die is verbonden met internet,

00:02:09

om uzelf te identificeren op uw gebruikerspagina, als uw organisatie u deze mogelijkheid biedt, dus eenmaal in Outlook hoeft u alleen maar naar het instellingenmenu te gaan om de functie "Automatische antwoorden" te zien verschijnen

00:02:23

die op precies dezelfde manier werkt als op de applicatie.

00:00:13

al fine di consentire alle persone che ti contattano di sapere che non sei disponibile per un certo periodo di tempo,

00:00:19

quando vai in vacanza o in viaggio, ad esempio,

00:00:21

e che non sarai necessariamente in grado di rispondere immediatamente ai messaggi di posta elettronica, evita un disordine della messaggistica e fornisce l'informazione agli altri che sei assente.

00:00:32

Quindi, per configurare queste risposte automatiche quando sei assente, seleziona la scheda "File",

00:00:38

quindi fare clic sul pulsante "Risposte automatiche".

00:00:42

Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona "Invia risposte automatiche".

00:00:47

Inoltre, se vuoi pianificare la tua assenza in anticipo, seleziona la casella "Invia solo durante questo periodo"

00:00:53

quindi lì si specifica una data di inizio e una data di fine.

00:00:57

Quindi puoi comporre due messaggi diversi, prima di tutto nella scheda "All'interno della mia organizzazione", digiti la risposta che desideri inviare ai tuoi colleghi e alle persone della stessa organizzazione.

00:01:07

Se si desidera che le risposte automatiche vengano inviate anche a mittenti esterni all'organizzazione, fare clic sulla scheda "All'esterno dell'organizzazione".

00:01:17

Seleziona la casella sottostante.

00:01:19

Scegli anche se desideri inviarli solo ai tuoi contatti o a chiunque al di fuori della tua azienda.

00:01:26

E così lì comporrai la risposta o il messaggio che invierai durante la tua assenza.

00:01:36

Quando torni aprendo Outlook, quindi per non dimenticare di disabilitare questa funzione, vedrai un messaggio che ti dice che le risposte automatiche sono abilitate.

00:01:45

Puoi fare clic su questo messaggio per disabilitarli o semplicemente tornare alla scheda "File",

00:01:51

"Risposte automatiche", quindi seleziona "Non inviare risposte automatiche".

00:01:57

Tieni presente che la funzione è disponibile anche nella versione online di Outlook, quindi non farti prendere dal panico se hai dimenticato di attivare la risposta automatica prima di andare in vacanza,

00:02:06

dovrai quindi solo trovare un computer connesso a Internet,

00:02:09

per identificarti nella tua pagina utente, se invece la tua organizzazione ti dà questa possibilità, quindi una volta in Outlook dovrai solo andare al menu delle impostazioni per vedere apparire la funzione "Risposte automatiche"

00:02:23

che funzionerà esattamente allo stesso modo dell'applicazione.

00:00:13

من أجل السماح للأشخاص الذين يتصلون بك أن يعرفوا أنك غير متاح لفترة معينة من الزمن،

00:00:19

عندما تذهب في عطلة أو أثناء التنقل، على سبيل المثال،

00:00:21

وأنك لن تكون بالضرورة قادرة على الاستجابة فورا إلى رسائل البريد الإلكتروني، فإنه يتجنب فوضى من الرسائل ويعطي المعلومات للآخرين أن كنت غائبا.

00:00:32

حتى لتكوين هذه الردود التلقائية عندما كنت بعيدا، حدد علامة التبويب "ملف"،

00:00:38

ثم انقر على زر "ردود تلقائية".

00:00:42

في مربع الحوار الذي يفتح، حدد "إرسال ردود تلقائية".

00:00:47

بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تريد التخطيط لغيابك مسبقا، فتحقق من المربع "إرسال فقط خلال هذه الفترة"

00:00:53

ثم هناك يمكنك تحديد تاريخ بدء وتاريخ انتهاء.

00:00:57

حتى تتمكن من إنشاء رسالتين مختلفتين، أولا وقبل كل شيء في علامة التبويب "داخل المؤسسة"، اكتب الإجابة التي تريد إرسالها إلى زملائك والأشخاص في نفس المؤسسة.

00:01:07

إذا كنت تريد أيضا إرسال ردودك التلقائية إلى مرسلين خارج المؤسسة، فانقر فوق علامة التبويب "خارج المؤسسة".

00:01:17

حدد المربع أدناه.

00:01:19

اختر أيضا ما إذا كنت تريد إرسالها إلى جهات الاتصال الخاصة بك فقط أو إلى أي شخص خارج شركتك.

00:01:26

وهكذا هناك سوف يؤلف الرد أو الرسالة التي سوف ترسل خلال غيابك.

00:01:36

عند العودة عن طريق فتح Outlook، حتى لا تنسى تعطيل هذه الميزة، سترى رسالة تخبرك بتمكين الردود التلقائية.

00:01:45

يمكنك النقر على هذه الرسالة لتعطيلها أو ببساطة العودة إلى علامة التبويب "ملف" ،

00:01:51

"ردود تلقائية"، ثم حدد "عدم إرسال ردود تلقائية".

00:01:57

كن على علم بأن وظيفة متاحة أيضا في النسخة عبر الإنترنت من Outlook، لذلك لا داعي للذعر إذا كنت قد نسيت لتنشيط الرد التلقائي قبل الذهاب في إجازة،

00:02:06

سيكون لديك بعد ذلك فقط للعثور على جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت،

00:02:09

لتعريف نفسك على صفحة المستخدم الخاص بك، إذا كان مهما مؤسستك يمنحك هذا الاحتمال، وذلك مرة واحدة في Outlook سيكون لديك فقط للذهاب إلى قائمة الإعدادات لرؤية "ردود تلقائية" تظهر وظيفة

00:02:23

والتي ستعمل بنفس الطريقة تماما كما هو الحال في التطبيق.

00:00:13

sizinle iletişime geçen kişilerin belirli bir süre için müsait olmadığınızı bilmelerini sağlamak için,

00:00:19

tatile veya hareket halindeyken, örneğin,

00:00:21

ve e-posta iletilerine hemen yanıt veremeyeceğinizi, iletinin dağınıklığını önler ve başkalarına bulunmadığınız bilgileri verir.

00:00:32

Bu nedenle, uzaktayken bu otomatik yanıtları yapılandırmak için "Dosya" sekmesini seçin,

00:00:38

ardından "Otomatik yanıtlar" düğmesine tıklayın.

00:00:42

Açılan iletişim kutusunda "Otomatik yanıt gönder"i seçin.

00:00:47

Ayrıca, devamsızlığınızı önceden planlamak istiyorsanız, "Yalnızca bu dönemde gönder" kutusunu işaretleyin.

00:00:53

ardından bir başlangıç tarihi ve bitiş tarihi belirtirsiniz.

00:00:57

Böylece iki farklı ileti oluşturabilirsiniz, her şeyden önce "Kuruluşum içinde" sekmesinde, iş arkadaşlarınıza ve aynı kuruluştaki kişilere göndermek istediğiniz yanıtı yazarsınız.

00:01:07

Otomatik yanıtlarınızın kuruluşunuzun dışındaki gönderenlere de gönderilmesini istiyorsanız, "Kuruluşumun dışında" sekmesini tıklatın.

00:01:17

Aşağıdaki kutuyu işaretleyin.

00:01:19

Ayrıca, bunları yalnızca kişilerinize mi yoksa şirketinizin dışındaki herhangi birine mi göndermek istediğinizi seçin.

00:01:26

Ve böylece orada yokluğunuz sırasında göndereceğiniz yanıtı veya mesajı oluşturacaksınız.

00:01:36

Outlook'ı açarak döndüğünüzde, bu özelliği devre dışı bırakmayı unutmamak için otomatik yanıtların etkinleştirildiğini bildiren bir ileti görürsünüz.

00:01:45

Bunları devre dışı bırakmak için bu mesaja tıklayabilir veya sadece "Dosya" sekmesine dönebilirsiniz,

00:01:51

"Otomatik yanıtlar", ardından "Otomatik yanıtlar göndermeyin" seçeneğini belirleyin.

00:01:57

İşlevin Outlook'un çevrimiçi sürümünde de mevcut olduğunu unutmayın, bu nedenle tatile çıkmadan önce otomatik yanıtı etkinleştirmeyi unuttuysanız panik yapmayın,

00:02:06

daha sonra sadece internete bağlı bir bilgisayar bulmak zorunda kalacaksınız,

00:02:09

Kendinizi kullanıcı sayfanızda tanımlamak için, kuruluşunuz size bu olasılığı veriyorsa, Outlook'ta bir kez "Otomatik Yanıtlar" işlevinin görünmesini görmek için ayarlar menüsüne gitmeniz yeterlidir.

00:02:23

uygulamadakiyle tam olarak aynı şekilde çalışacaktır.

00:00:13

aby osoby, które się z Tobą kontaktują, wiedziały, że nie jesteś dostępny przez określony czas,

00:00:19

Na przykład, gdy wyjeżdżasz na wakacje lub w podróż,

00:00:21

i że niekoniecznie będziesz w stanie natychmiast odpowiedzieć na wiadomości e-mail, pozwala uniknąć bałaganu w wiadomościach i daje innym informacje, że jesteś nieobecny.

00:00:32

Aby skonfigurować te automatyczne odpowiedzi, gdy jesteś daleko, wybierz kartę "Plik",

00:00:38

a następnie kliknij przycisk "Odpowiedzi automatyczne".

00:00:42

W otwartym oknie dialogowym wybierz "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne".

00:00:47

Ponadto, jeśli chcesz zaplanować swoją nieobecność z wyprzedzeniem, zaznacz pole "Wyślij tylko w tym czasie"

00:00:53

Następnie należy określić datę rozpoczęcia i datę zakończenia.

00:00:57

Możesz więc skomponować dwie różne wiadomości, najpierw w zakładce "W mojej organizacji" wpisujesz odpowiedź, którą chcesz wysłać do współpracowników i osób w tej samej organizacji.

00:01:07

Jeśli chcesz, aby odpowiedzi automatyczne były wysyłane również do nadawców spoza organizacji, kliknij kartę "Poza moją organizacją".

00:01:17

Zaznacz pole poniżej.

00:01:19

Możesz także wybrać, czy chcesz wysyłać je tylko do swoich kontaktów, czy do osób spoza firmy.

00:01:26

I tak tam skomponujesz odpowiedź lub wiadomość, którą wyślesz podczas swojej nieobecności.

00:01:36

Po powrocie przez otwarcie programu Outlook, aby nie zapomnieć o wyłączeniu tej funkcji, zobaczysz komunikat informujący, że automatyczne odpowiedzi są włączone.

00:01:45

Możesz kliknąć tę wiadomość, aby je wyłączyć lub po prostu wrócić do zakładki "Plik",

00:01:51

"Odpowiedzi automatyczne", a następnie wybierz "Nie wysyłaj odpowiedzi automatycznych".

00:01:57

Należy pamiętać, że funkcja jest również dostępna w wersji online Outlooka, więc nie panikuj, jeśli zapomnisz aktywować automatyczną odpowiedź przed wyjazdem na wakacje,

00:02:06

Wszystko, co musisz zrobić, to znaleźć komputer podłączony do Internetu,

00:02:09

aby zidentyfikować się na stronie użytkownika, jeśli jednak Twoja organizacja daje Ci taką możliwość, więc raz w Outlooku wystarczy przejść do menu ustawień, aby zobaczyć funkcję "Odpowiedzi automatyczne".

00:02:23

który będzie działał dokładnie tak samo jak na aplikacji.

00:00:13

आपसे संपर्क करने वाले लोगों को यह बताने के लिए कि आप एक निश्चित अवधि के लिए उपलब्ध नहीं हैं,

00:00:19

जब आप छुट्टी पर जाते हैं या चलते हैं, उदाहरण के लिए,

00:00:21

और यह कि आप आवश्यक रूप से ई-मेल संदेशों का तुरंत जवाब देने में सक्षम नहीं होंगे, यह मैसेजिंग अव्यवस्था से बचता है और यह दूसरों को जानकारी देता है कि आप अनुपस्थित हैं।

00:00:32

तो जब आप दूर हों तो इन स्वचालित उत्तरों को कॉन्फ़िगर करने के लिए, "फ़ाइल" टैब का चयन करें,

00:00:38

फिर "स्वचालित उत्तर" बटन पर क्लिक करें।

00:00:42

खुलने वाले संवाद बॉक्स में, "स्वचालित उत्तर भेजें" चुनें.

00:00:47

इसके अलावा, यदि आप पहले से अपनी अनुपस्थिति की योजना बनाना चाहते हैं, तो "इस समय के दौरान केवल भेजें" बॉक्स चेक करें

00:00:53

उसके बाद आप एक प्रारंभ दिनांक और समाप्ति दिनांक निर्दिष्ट करें।

00:00:57

तो आप दो अलग-अलग संदेश लिख सकते हैं, सबसे पहले "मेरे संगठन के भीतर" टैब में, आप वह उत्तर टाइप करते हैं जिसे आप अपने सहयोगियों और एक ही संगठन के लोगों को भेजना चाहते हैं।

00:01:07

यदि आप चाहते हैं कि आपके स्वचालित उत्तर आपके संगठन के बाहर प्रेषकों को भी भेजे जाएं, तो आप "मेरे संगठन के बाहर" टैब पर क्लिक करें।

00:01:17

नीचे दिए गए बॉक्स की जाँच करें।

00:01:19

यह भी चुनें कि क्या आप उन्हें केवल अपने संपर्कों को भेजना चाहते हैं या अपनी कंपनी के बाहर किसी को।

00:01:26

और इसलिए वहां आप उत्तर या संदेश की रचना करेंगे जो आप अपनी अनुपस्थिति के दौरान भेजेंगे।

00:01:36

जब आप Outlook खोलकर लौटते हैं, इसलिए इस फ़ंक्शन को अक्षम करना न भूलें, तो आपको एक संदेश दिखाई देगा जो आपको बताएगा कि स्वचालित उत्तर सक्षम हैं.

00:01:45

आप उन्हें अक्षम करने के लिए इस संदेश पर क्लिक कर सकते हैं या बस "फ़ाइल" टैब पर लौट सकते हैं,

00:01:51

"स्वचालित उत्तर", फिर "स्वचालित उत्तर न भेजें" चुनें।

00:01:57

ध्यान रखें कि फ़ंक्शन आउटलुक के ऑनलाइन संस्करण में भी उपलब्ध है, इसलिए यदि आप छुट्टी पर जाने से पहले स्वचालित उत्तर को सक्रिय करना भूल गए हैं, तो घबराएं नहीं,

00:02:06

आपको बस इतना करना है कि इंटरनेट से जुड़ा एक कंप्यूटर ढूंढें,

00:02:09

अपने उपयोगकर्ता पृष्ठ पर खुद को पहचानने के लिए, यदि आपका संगठन आपको यह संभावना देता है, तो एक बार Outlook में आपको "स्वचालित उत्तर" फ़ंक्शन दिखाई देने के लिए सेटिंग्स मेनू पर जाना होगा।

00:02:23

जो आवेदन पर ठीक उसी तरह से काम करेगा।

00:00:13

untuk memberi tahu orang yang menghubungi Anda bahwa Anda tidak tersedia untuk jangka waktu tertentu,

00:00:19

Ketika Anda pergi berlibur atau bepergian, misalnya,

00:00:21

dan bahwa Anda belum tentu dapat segera menanggapi pesan email, itu menghindari kekacauan pesan dan memberikan informasi kepada orang lain bahwa Anda tidak ada.

00:00:32

Jadi untuk mengonfigurasi balasan otomatis ini saat Anda pergi, pilih tab "File",

00:00:38

kemudian klik tombol "Balasan Otomatis".

00:00:42

Di kotak dialog yang terbuka, pilih "Kirim balasan otomatis".

00:00:47

Selain itu, jika Anda ingin merencanakan ketidakhadiran Anda sebelumnya, centang kotak "Kirim hanya selama waktu ini"

00:00:53

Kemudian Anda menentukan tanggal mulai dan tanggal berakhir.

00:00:57

Jadi Anda dapat menulis dua pesan berbeda, pertama-tama di tab "Dalam organisasi saya", Anda mengetik balasan yang ingin Anda kirim ke kolega dan orang-orang di organisasi yang sama.

00:01:07

Jika Anda ingin balasan otomatis juga dikirim ke pengirim di luar organisasi, klik tab "Di luar organisasi saya".

00:01:17

Centang kotak di bawah ini.

00:01:19

Pilih juga apakah Anda ingin mengirimnya ke kontak Anda saja atau kepada siapa pun di luar perusahaan Anda.

00:01:26

Jadi di sana Anda akan menyusun jawaban atau pesan yang akan Anda kirim selama ketidakhadiran Anda.

00:01:36

Ketika Anda kembali dengan membuka Outlook, jadi jangan lupa untuk menonaktifkan fungsi ini, Anda akan melihat pesan yang memberi tahu Anda bahwa balasan otomatis diaktifkan.

00:01:45

Anda dapat mengklik pesan ini untuk menonaktifkannya atau cukup kembali ke tab "File",

00:01:51

"Balasan otomatis", lalu pilih "Jangan kirim balasan otomatis".

00:01:57

Ketahuilah bahwa fungsi ini juga tersedia dalam versi online Outlook, jadi jangan panik jika Anda lupa mengaktifkan balasan otomatis sebelum pergi berlibur,

00:02:06

Yang harus Anda lakukan adalah menemukan komputer yang terhubung ke Internet,

00:02:09

untuk mengidentifikasi diri Anda di halaman pengguna Anda, jika bagaimanapun organisasi Anda memberi Anda kemungkinan ini, jadi sekali di Outlook Anda hanya perlu pergi ke menu pengaturan untuk melihat fungsi "Balasan Otomatis" muncul.

00:02:23

yang akan bekerja dengan cara yang persis sama seperti pada aplikasi.

00:00:13

para que as pessoas que o contactam saibam que não está disponível durante um determinado período de tempo,

00:00:19

Quando vai de férias ou viaja, por exemplo,

00:00:21

e que você não será necessariamente capaz de responder imediatamente a mensagens de e-mail, isso evita a confusão de e-mails e dá aos outros a informação de que você está ausente.

00:00:32

Então, para configurar essas respostas automáticas quando você estiver ausente, selecione a guia "Arquivo",

00:00:38

em seguida, clique no botão "Respostas automáticas".

00:00:42

Na caixa de diálogo que se abre, selecione "Enviar respostas automáticas".

00:00:47

Além disso, se quiser agendar a sua ausência com antecedência, marque a caixa "Enviar apenas durante este período"

00:00:53

Em seguida, você especifica uma data de início e uma data de término.

00:00:57

Assim, você pode compor duas mensagens diferentes, primeiro na guia "Dentro da minha organização", digite a resposta que deseja enviar para seus colegas e pessoas na mesma organização.

00:01:07

Se pretender que as suas respostas automáticas também sejam enviadas para remetentes fora da sua organização, clique no separador "Fora da minha organização".

00:01:17

Marque a caixa abaixo.

00:01:19

Além disso, escolha se deseja enviá-los apenas para seus contatos ou para qualquer pessoa fora da sua empresa.

00:01:26

E aí você vai compor a resposta ou a mensagem que vai enviar quando estiver fora.

00:01:36

Quando regressar quando abrir o Outlook, por isso não se esqueça de desativar esta funcionalidade, verá uma mensagem a informá-lo de que as respostas automáticas estão ativadas.

00:01:45

Você pode clicar nesta mensagem para desativá-los ou simplesmente voltar para a guia "Arquivo",

00:01:51

"Respostas automáticas" e, em seguida, selecione "Não enviar respostas automáticas".

00:01:57

Esteja ciente de que o recurso também está disponível na versão on-line do Outlook, então não entre em pânico se você esqueceu de ativar a resposta automática antes de ir de férias,

00:02:06

Tudo o que tem de fazer é encontrar um computador ligado à Internet.

00:02:09

para se identificar na sua página de utilizador, se a sua organização lhe der essa possibilidade, por isso, uma vez no Outlook, terá apenas de ir ao menu de definições para ver aparecer a função "Respostas Automáticas"

00:02:23

que vai funcionar exatamente da mesma forma que no aplicativo.

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