Outlook - Rédiger un brouillon de mail avec Copilot Tutoriels

Apprenez à rédiger rapidement et efficacement un brouillon de mail avec Copilot. Découvrez comment communiquer de manière claire et concise grâce à cet outil révolutionnaire.

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Objectifs :

Comprendre comment utiliser Copilot pour rédiger des emails de manière efficace et personnalisée dans Outlook.

Chapitres :

Introduction à Copilot
Copilot est un outil intégré dans Outlook qui facilite la rédaction d'emails. Que vous utilisiez l'application de bureau ou la version web d'Outlook, Copilot vous permet de créer des messages rapidement et simplement.
Comment solliciter l'intelligence artificielle
Pour utiliser Copilot, cliquez sur le bouton dédié dans le ruban lorsque vous êtes dans la fenêtre de rédaction d'un message. Vous pouvez également saisir le symbole slash (/) directement dans le corps du message pour activer les fonctionnalités de Copilot.
Rédaction d'un email de remerciement
Dans cet exemple, nous allons rédiger un email de remerciement pour une invitation à un salon de l'innovation. Grâce aux options disponibles en bas à gauche de la fenêtre de Copilot, vous pouvez spécifier des détails tels que la longueur du texte (court, moyen, long) et le ton (formel, neutre, etc.).
Génération et ajustement du brouillon
Une fois que vous avez défini vos préférences, vous pouvez générer un brouillon. Si le message proposé par Copilot ne correspond pas à vos attentes, vous avez la possibilité de le conserver, de le supprimer ou de générer une nouvelle proposition. Par exemple, si le message fait référence à un événement passé alors qu'il s'agit d'un événement futur, vous pouvez fournir des informations supplémentaires pour ajuster le contenu.
Personnalisation du ton et du style
Si vous souhaitez un ton moins formel, par exemple en utilisant le tutoiement, il suffit d'exprimer ce souhait à Copilot. Vous pouvez également demander des ajouts, comme un paragraphe concernant une réunion prévue. Copilot s'adapte à vos demandes et génère un texte qui correspond à vos besoins.
Finalisation de l'email
Après avoir examiné le brouillon final, il ne vous reste plus qu'à renseigner le destinataire et l'objet de l'email. Si vous souhaitez apporter des modifications supplémentaires, vous pouvez le faire manuellement ou en utilisant à nouveau Copilot pour ajuster le ton ou la longueur du message.
Exploration des fonctionnalités de Copilot
N'hésitez pas à explorer les différentes options offertes par Copilot pour répondre à vos besoins spécifiques. Que ce soit pour un texte plus long ou un style particulier, Copilot est là pour vous faire gagner du temps dans la rédaction de vos emails au quotidien.

FAQ :

Comment utiliser Copilot pour rédiger un email dans Outlook?

Pour utiliser Copilot, ouvrez la fenêtre de rédaction d'un message dans Outlook, puis cliquez sur le bouton Copilot dans le ruban ou saisissez le symbole slash dans le corps du message pour activer l'assistant.

Puis-je modifier le ton de mon message avec Copilot?

Oui, vous pouvez demander à Copilot de modifier le ton de votre message en spécifiant si vous souhaitez un style formel, neutre ou informel.

Qu'est-ce qu'un brouillon dans Outlook?

Un brouillon est une version non envoyée d'un email que vous pouvez modifier avant de l'envoyer. Vous pouvez conserver, supprimer ou générer d'autres propositions de brouillon avec Copilot.

Comment puis-je ajouter des détails supplémentaires à mon message?

Vous pouvez ajouter des détails supplémentaires en modifiant le prompt que vous avez donné à Copilot ou en ajoutant manuellement des informations dans le brouillon.

Est-il possible de revenir à une version précédente d'un message généré par Copilot?

Oui, vous pouvez naviguer dans l'historique des propositions pour revenir à une version antérieure du message généré par Copilot.

Quelques cas d'usages :

Rédaction d'un email de remerciement

Utilisez Copilot pour générer un email de remerciement après avoir reçu une invitation à un événement. Spécifiez le ton et la longueur souhaités pour personnaliser le message.

Planification d'une réunion

Copilot peut vous aider à rédiger un email pour planifier une réunion. Vous pouvez demander à ajouter un paragraphe concernant la nécessité de discuter d'un sujet spécifique lors de la réunion.

Adaptation du style de communication

Lorsque vous communiquez avec un partenaire que vous connaissez bien, utilisez Copilot pour ajuster le ton de votre message, par exemple en passant au tutoiement pour un style moins formel.

Gagner du temps sur la rédaction d'emails

En utilisant Copilot, vous pouvez rapidement générer des brouillons d'emails, ce qui vous permet de gagner du temps sur la rédaction quotidienne et d'améliorer votre productivité.

Création de contenu créatif

Demandez à Copilot de générer un texte plus long ou dans un style créatif, comme un poème, pour des occasions spéciales ou des communications informelles.

Glossaire :

Copilot

Un assistant intelligent intégré dans les applications de Microsoft, comme Outlook, qui aide à la rédaction de messages en utilisant l'intelligence artificielle.

Brouillon

Une version préliminaire d'un message qui peut être modifiée avant d'être envoyée.

Ruban

L'interface graphique dans les applications Microsoft où se trouvent les outils et options disponibles pour l'utilisateur.

Prompt

Une instruction ou une demande donnée à Copilot pour générer du contenu spécifique.

Ton

Le style ou l'attitude du message, qui peut être formel, neutre, ou informel.

Saisir le symbole slash

Utiliser le caractère '/' dans le corps du message pour activer certaines fonctionnalités de Copilot.

Historique des propositions

Un enregistrement des différentes versions de messages générées par Copilot, permettant à l'utilisateur de naviguer entre elles.

00:00:05

simplicité directement à partir du bouton présent sur le ruban

00:00:08

lorsque vous êtes dans la fenêtre de rédaction d'un message.

00:00:11

et ceux que vous utilisiez l'application de bureau

00:00:15

ou la version outlook pour le web.

00:00:19

pour solliciter l'intelligence artificielle,

00:00:21

utilisez le bouton copilot.

00:00:24

Brouillons avec copilot ou saisissez le symbole slash

00:00:27

directement dans le corps du message.

00:00:31

dans la fenêtre copilot,

00:00:32

j'exprime le souhait de rédiger un mail de remerciement

00:00:35

pour une invitation reçue concernant le salon de l'innovation.

00:00:39

je peux ensuite générer mon brouillon.

00:00:42

Une fois la proposition affichée par copilot,

00:00:45

je peux conserver,

00:00:46

supprimer ou encore générer une autre proposition.

00:00:50

Dans mon cas,

00:00:50

copilot a rédigé un message relatif à un évènement passé,

00:00:54

alors que le salon a lieu dans quelques semaines.

00:00:56

Je vais donc donner quelques informations supplémentaires à

00:00:59

copilot en précisant que c'est un événement futur

00:01:02

et je valide avec entrée.

00:01:05

copilote tient compte de ma demande et me propose un

00:01:08

second brouillon faisant bien référence à un événement futur.

00:01:11

à tout moment,

00:01:12

je peux changer le prompt précédemment exprimé et

00:01:14

naviguer dans l'historique des propositions rédactionnelles générées.

00:01:19

ce mail est destiné à un partenaire que je connais bien.

00:01:22

Je souhaite un texte moins formel en passant par exemple au tutoiement.

00:01:26

Je peux également utiliser la modification de tonalité

00:01:30

ou ajuster la longueur du message grâce aux boutons disponible en dessous.

00:01:34

Encore une fois,

00:01:35

j'exprime mon souhait,

00:01:36

copilot fait le reste.

00:01:39

Pour terminer,

00:01:40

j'aimerais informer mon partenaire de la nécessité de discuter lors

00:01:43

d'une réunion que je projette de Calais mardi prochain.

00:01:46

Je demande donc à copilot un paragraphe supplémentaire à ce sujet.

00:01:51

après analyse du rang du final,

00:01:53

je décide de conserver le brouillon.

00:01:55

Il ne me reste plus qu'à renseigner le destinataire et l'objet du mail.

00:01:59

Si malgré tout,

00:02:00

je souhaiterais intervenir sur le message,

00:02:02

je peux le faire manuellement ou appeler à nouveau copilot

00:02:04

en utilisant le slash ou le bouton dédié pour par exemple

00:02:08

modifier le ton ou la longueur du brouillon précédemment conservé.

00:02:12

je vais ici demander un texte en mode poème.

00:02:16

le résultat,

00:02:17

même s'il n'est pas très professionnel,

00:02:19

est plutôt convaincant.

00:02:21

N'hésitez pas vous aussi à explorer,

00:02:23

à exprimer vos besoins à copilot pour Outlook,

00:02:26

afin de vous faire gagner du temps sur la rédaction de vos mails au quotidien.

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