Outlook - Partager une liste de tâche Tutoriels

Découvrez comment partager une liste de tâches dans Outlook pour collaborer efficacement avec vos collègues ! Ce tutoriel vous guide pas à pas pour créer et partager vos listes, gérer des échéances et attribuer des tâches. Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer votre productivité ! #outlook #collaborer #découverte

  • 03:30
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Objectifs :

Apprendre à partager une liste de tâches dans Outlook pour faciliter la collaboration sur des projets communs.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cette vidéo, nous allons explorer comment partager une liste de tâches dans Outlook. Cette fonctionnalité est essentielle pour améliorer la collaboration entre collègues sur des projets communs, en permettant à chacun de contribuer efficacement.
  2. Création d'une Liste de Tâches
    Pour commencer, ouvrez Outlook en cliquant sur l'icône correspondante. Ensuite, créez une nouvelle liste de tâches en entrant son nom dans le champ 'Nouvelle liste' et en appuyant sur 'Entrée'. Par exemple, nous allons créer une liste nommée 'Projet A'. Si vous n'avez pas encore de tâche créée, vous pouvez en ajouter une en tapant son nom dans le champ 'Ajouter une tâche'.
  3. Ajout de Détails à la Tâche
    Vous pouvez également ajouter une date d'échéance en choisissant une date dans le calendrier. Par exemple, si vous avez une deadline à respecter, vous pouvez fixer la date d'échéance au 30 septembre. Cliquez sur 'Ajouter' pour valider. Ensuite, ajoutez des étapes nécessaires à la réalisation de la tâche en les tapant dans le champ 'Ajouter une étape'.
  4. Partage de la Liste de Tâches
    Une fois votre liste de tâches créée, vous pouvez la partager avec vos collègues. Pour ce faire, cliquez sur 'Partager' dans le coin supérieur droit de la fenêtre de la liste. Ensuite, générez un lien en cliquant sur 'Créer un lien d'invitation'. Vous aurez deux options : inviter par email ou copier le lien. Si vous choisissez d'inviter par email, vous pouvez rédiger un message et utiliser le modèle d'email standard, mais assurez-vous de maintenir le lien inclus.
  5. Accès à la Liste Partagée
    Les personnes invitées peuvent accéder à la liste en cliquant sur le lien qu'elles ont reçu. Elles seront redirigées vers une page où elles devront cliquer sur 'Rejoindre la liste' pour entrer dans Outlook. Toutes les tâches partagées avec elles seront visibles et elles pourront les modifier ou les cocher si elles sont terminées.
  6. Gestion des Participants
    Pour voir qui participe à la gestion de la liste, cliquez sur l'icône de partage dans le coin supérieur droit. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous aurez une vue d'ensemble des personnes qui participent à la liste. Vous pouvez gérer l'accès en activant le bouton bascule pour éviter que de nouvelles personnes rejoignent votre liste. Si vous souhaitez enlever des personnes, revenez sur la fenêtre de partage et cliquez sur la croix à droite du nom de la personne que vous souhaitez retirer.
  7. Synchronisation des Modifications
    Il est important de noter que toute modification effectuée par un membre sera synchronisée et visible pour tous les autres membres de l'équipe. Cela garantit que tout le monde est à jour sur l'avancement des tâches.
  8. Conclusion
    Voilà, vous savez maintenant comment partager une liste de tâches dans Outlook. Cette fonctionnalité vous permettra de collaborer plus efficacement avec vos collègues et de gérer vos projets communs de manière organisée.

FAQ :

Comment partager une liste de tâches dans Outlook ?

Pour partager une liste de tâches dans Outlook, ouvrez la liste, cliquez sur 'Partager' dans le coin supérieur droit, puis choisissez de générer un lien d'invitation ou d'inviter par email.

Qu'est-ce qu'une date d'échéance dans une liste de tâches ?

Une date d'échéance est la date limite à laquelle une tâche doit être terminée. Vous pouvez définir une date d'échéance lors de la création ou de la modification d'une tâche.

Qui peut accéder à une liste de tâches partagée ?

Seules les personnes de votre organisation qui disposent du lien d'invitation peuvent rejoindre et modifier la liste de tâches partagée.

Comment puis-je retirer quelqu'un d'une liste de tâches partagée ?

Pour retirer quelqu'un, cliquez sur l'icône de partage, puis sur 'Gérer l'accès'. Vous pouvez ensuite cliquer sur la croix à droite du nom de la personne que vous souhaitez enlever.

Les modifications apportées par les membres de l'équipe sont-elles visibles par tous ?

Oui, toute modification effectuée par un membre de la liste de tâches sera synchronisée et visible pour tous les autres membres de l'équipe.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet en équipe

Utilisez les listes de tâches partagées dans Outlook pour coordonner les efforts d'une équipe sur un projet commun. Chaque membre peut ajouter des tâches, définir des dates d'échéance et suivre le progrès, ce qui améliore la collaboration et la transparence.

Planification d'événements

Lors de la planification d'un événement, créez une liste de tâches partagée pour assigner des responsabilités à différents membres de l'équipe. Cela permet de s'assurer que toutes les étapes nécessaires sont couvertes et que les délais sont respectés.

Suivi des tâches administratives

Les équipes administratives peuvent utiliser des listes de tâches partagées pour suivre les tâches quotidiennes, comme la gestion des courriels ou la préparation de rapports. Cela aide à prioriser les tâches et à améliorer l'efficacité.

Collaboration inter-départementale

Facilitez la collaboration entre différents départements en utilisant des listes de tâches partagées. Cela permet à chaque département de voir les tâches en cours et de contribuer à des projets communs, tout en maintenant une communication claire.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'organisation développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de calendrier, de gestion de tâches et de contacts.

Liste de tâches

Un ensemble d'éléments à accomplir, souvent utilisé pour organiser et suivre le progrès des projets.

Date d'échéance

La date limite à laquelle une tâche doit être complétée.

Partage

La possibilité de rendre une ressource accessible à d'autres utilisateurs, permettant la collaboration.

Lien d'invitation

Un URL généré pour permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à une ressource partagée, comme une liste de tâches.

Gérer l'accès

Une fonctionnalité qui permet à l'utilisateur de contrôler qui peut voir ou modifier une ressource partagée.

Synchronisation

Le processus par lequel les modifications apportées par un utilisateur sont mises à jour et reflétées pour tous les autres utilisateurs.

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nous allons apprendre comment partager une liste de tâches dans Outlook.
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Cela facilite la collaboration avec vos collègues sur des projets communs.
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Bien que Microsoft trois cent,
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Soixante-cinq dispose de plusieurs solutions de gestion de tâches en équipe,
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il est possible dans Outlook de se partager des
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listes de tâches afin de travailler à plusieurs dessus.
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Pour cela, ouvrez tout doux en cliquant sur cette icône.
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Créer une nouvelle liste en entrant son nom dans le champ nouvelle liste,
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puis appuyez sur entrée
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par exemple, nous allons créer une liste nommée
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Projet A.
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Si vous n'avez pas encore de tâche créée,
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créez en Une en tapant son nom dans le champ. Ajoutez une tâche.
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Vous pouvez également ajouter une date d'échéance
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en choisissant une date dans le calendrier.
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Si vous avez un deadline à respecter
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dans notre cas, nous allons fixer la date d'échéance au trente septembre.
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Cliquez sur Ajouter pour valider
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Ensuite,
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ajouter des étapes qui sont nécessaires à la réalisation de la
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tâche ou pour la distribution en les tapant dans le champ.
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Ajouter une étape.
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Une fois que vous avez créé votre liste de tâches,
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vous pouvez la partager avec vos collègues
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Pour ce faire.
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Cliquez sur Partager
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dans le coin supérieur Droit de la fenêtre de la liste.
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Générer un lien en cliquant sur Créer un lien d'invitation
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Dans cette fenêtre, vous avez deux choix.
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Inviter par email qui vous permet de rédiger un email
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et de faire suivre le lien de la liste.
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Vous avez la possibilité d'employer le modèle d'email standard.
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Cependant,
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si vous optez pour une personnalisation assurez-vous de maintenir le lien inclus.
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Si vous souhaitez envoyer directement le lien vers les personnes concernées,
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choisissez. Copiez le lien.
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Il est à noter que
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seules les personnes de votre organisation et qui disposent
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du lien peuvent rejoindre et modifier cette liste.
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Dès que vous partagez votre liste, le bouton affecté à devient visible,
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vous permettant d'attribuer une tâche à chacun de vos collaborateurs.
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Les personnes invitées peuvent accéder à la liste
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en cliquant sur le lien qu'elles ont reçu.
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Ensuite, elles sont redirigées vers une page.
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Elles doivent ensuite cliquer sur rejoindre la liste
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et puis ouvrir pour entrer dans tout doux.
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Toutes les tâches qui sont partagées avec elles seront visibles ici et
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elles peuvent les modifier ou les cocher si elles sont terminées,
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pour voir qui participe à la gestion de la liste.
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Cliquez sur l'icône de partage dans le coin supérieur droit
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dans la fenêtre qui s'affiche,
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Vous avez une vue d'ensemble des personnes qui participent à la liste.
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Cliquez sur Gérez l'accès.
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Vous pouvez activer le bouton bascule si vous souhaitez
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éviter que de nouvelles personnes rejoignent votre liste.
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Si vous souhaitez enlever des personnes,
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revenez sur la fenêtre de partage en cliquant sur l'icône précédent,
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puis cliquez sur la croix à droite du nom de la personne que vous souhaitez enlever.
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Toute modification effectuée par un membre sera synchronisée et
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visible pour tous les autres membres de l'équipe.
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Et voilà, vous savez maintenant comment partager une liste de tâches dans Outlook.

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