SharePoint - Lancer la synchronisation d'une bibliothèque de documents Tutoriels

Lancez la synchronisation de votre bibliothèque de documents SharePoint pour une collaboration fluide et une découverte simplifiée. Apprenez comment synchroniser vos fichiers locaux avec SharePoint et accédez à vos documents en ligne où que vous soyez.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à synchroniser un dossier SharePoint avec votre ordinateur pour un accès rapide et efficace aux documents, tout en comprenant les implications de cette synchronisation.

Chapitres :

  1. Introduction à la synchronisation de SharePoint
    Dans cette vidéo, nous allons explorer comment synchroniser un dossier SharePoint sur votre ordinateur. Cela vous permettra d'accéder rapidement à vos documents sans avoir à ouvrir votre navigateur et à naviguer dans la bibliothèque de documents.
  2. Processus de synchronisation
    Pour synchroniser votre dossier SharePoint, il vous suffit de cliquer sur le bouton de synchronisation. Selon votre navigateur, une demande d'autorisation pour ouvrir OneDrive apparaîtra. Une fois la synchronisation lancée, vous pouvez fermer la boîte de dialogue. Vous remarquerez alors l'apparition d'un nouvel onglet dans votre explorateur de fichiers, avec le nom de votre dossier SharePoint et un symbole de bâtiment bleu.
  3. Accès aux documents synchronisés
    Après la synchronisation, vous aurez un accès rapide à votre dossier et à tous les documents qu'il contient. Il est important de noter que ce n'est pas une copie des fichiers. Toute modification apportée à ces documents sera visible par vos collègues travaillant sur le site SharePoint. De même, si vos collègues modifient un document, vous verrez ces changements lorsque vous l'ouvrirez depuis votre explorateur de fichiers.
  4. Statut des documents
    Un indicateur de statut apparaît également pour chaque document. Un petit V vert sur fond blanc indique que votre document est à jour, tandis qu'un nuage bleu sur fond blanc signifie que vous devez être connecté à Internet pour ouvrir le document pour la première fois. Si vous double-cliquez sur un document Excel, le symbole changera, indiquant qu'il est désormais accessible même sans connexion Internet, et les mises à jour se synchroniseront dès que la connexion sera rétablie.
  5. Arrêter la synchronisation
    Si vous souhaitez arrêter la synchronisation, il est crucial de ne pas cliquer sur le dossier et de sélectionner 'supprimer', car cela supprimerait le dossier actuel et entraînerait la perte de données pour vos collègues. Au lieu de cela, allez dans la zone de notification en bas à droite de votre écran, cliquez avec le bouton droit sur l'icône de nuage bleu, puis sélectionnez 'paramètres'. Dans l'onglet 'compte', vous trouverez la liste des dossiers synchronisés. Trouvez le dossier en question et cliquez sur 'arrêter la synchronisation'.
  6. Conclusion
    En résumé, la synchronisation d'un dossier SharePoint vous permet d'accéder facilement à vos documents tout en maintenant une collaboration en temps réel avec vos collègues. Soyez prudent lors de l'arrêt de la synchronisation pour éviter toute perte de données. Évitez de synchroniser une bibliothèque complète si vous n'avez besoin que d'un seul dossier.

FAQ :

Comment synchroniser un dossier SharePoint avec mon ordinateur?

Pour synchroniser un dossier SharePoint, cliquez sur le bouton de synchronisation dans votre navigateur. Vous devrez peut-être autoriser l'ouverture de OneDrive. Une fois la synchronisation terminée, le dossier apparaîtra dans votre explorateur de fichiers.

Que se passe-t-il si je modifie un document synchronisé?

Si vous modifiez un document synchronisé, les modifications seront visibles par vos collègues sur SharePoint. La synchronisation permet de travailler en temps réel sur les mêmes fichiers.

Comment arrêter la synchronisation d'un dossier?

Pour arrêter la synchronisation, faites un clic droit sur l'icône OneDrive dans la barre des tâches, allez dans les paramètres, trouvez le dossier que vous souhaitez désynchroniser et cliquez sur 'arrêter la synchronisation'.

Puis-je synchroniser uniquement un dossier spécifique dans SharePoint?

Oui, il est recommandé de ne synchroniser qu'un dossier spécifique plutôt qu'une bibliothèque complète si vous n'avez besoin que de certains fichiers.

Comment savoir si un document est à jour?

Un petit V vert sur fond blanc indique que votre document est à jour. Si un nuage bleu apparaît, cela signifie que vous devez être connecté à Internet pour ouvrir le document.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Les équipes de projet peuvent synchroniser des dossiers SharePoint contenant des documents de projet pour un accès rapide et en temps réel, ce qui améliore la collaboration et la productivité.

Partage de documents

Les utilisateurs peuvent synchroniser des dossiers contenant des documents importants pour les partager facilement avec leurs collègues, garantissant que tout le monde a accès aux dernières versions.

Accès hors ligne

Les employés peuvent synchroniser des fichiers sur leur ordinateur pour y accéder même sans connexion Internet, ce qui est utile lors de déplacements ou dans des zones à faible connectivité.

Formation et développement

Les formateurs peuvent synchroniser des ressources de formation sur SharePoint pour que les participants aient un accès facile aux documents nécessaires pendant les sessions de formation.

Sauvegarde de données

La synchronisation de dossiers SharePoint permet de sauvegarder automatiquement les fichiers importants, réduisant ainsi le risque de perte de données en cas de problème avec l'ordinateur local.

Glossaire :

Microsoft SharePoint

Une plateforme de collaboration et de gestion de contenu qui permet aux utilisateurs de stocker, organiser, partager et accéder à des informations à partir de n'importe quel appareil.

Synchronisation

Le processus de mise à jour des fichiers sur un appareil local pour qu'ils correspondent à ceux stockés sur un serveur, permettant un accès rapide et en temps réel aux documents.

OneDrive

Un service de stockage en nuage de Microsoft qui permet aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers en ligne.

Explorateur de fichiers

Une application sur les systèmes d'exploitation Windows qui permet aux utilisateurs de naviguer dans les fichiers et dossiers de leur ordinateur.

Statut du document

Indicateur visuel qui montre si un document est à jour ou nécessite une connexion Internet pour être ouvert.

Nuage bleu

Icône représentant OneDrive, indiquant que le fichier est stocké dans le cloud.

Clic droit

Action effectuée en appuyant sur le bouton droit de la souris, souvent utilisée pour ouvrir des menus contextuels.

résultat(s)
00:00:00
Vous travaillez sur Microsoft SharePoint
00:00:03
depuis maintenant quelques temps.
00:00:05
Et on vous a mis en charge
00:00:08
du dossier devis travaux.
00:00:10
Vous souhaiteriez par contre trouver un
00:00:12
moyen peut être plus rapide d'accéder à
00:00:15
ces documents que d'avoir à ouvrir votre
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navigateur et d'accéder à cette bibliothèque.
00:00:21
Vous pouvez tout à fait venir
00:00:24
synchroniser votre dossier SharePoint.
00:00:26
Un simple clic gauche sur ce bouton.
00:00:29
Selon votre navigateur,
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il vous sera demandé d'autoriser
00:00:32
l'ouverture de onedrive.
00:00:35
Et cette fenêtre apparaîtra.
00:00:37
Nous synchronisons vos fichiers.
00:00:38
Vous pouvez fermer cette boîte de dialogue.
00:00:42
Une fois fait,
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si j'ouvre mon explorateur de fichiers,
00:00:46
je peux remarquer l'apparition
00:00:49
d'un nouvel onglet.
00:00:51
L'onglet mandarine Academy,
00:00:52
ainsi que le symbole du bâtiment bleu.
00:00:56
Et en dessous, groupe magique, devis travaux.
00:01:01
J'ai maintenant directement un accès rapide
00:01:04
à ce dossier ainsi qu'à tous les documents.
00:01:07
Attention, ce n'est pas une copie,
00:01:10
si je viens faire la moindre modification
00:01:11
sur l'un de ces 2 documents,
00:01:13
mes collègues travaillant sur le site
00:01:16
SharePoint verront ces modifications.
00:01:18
Si mes collègues je viens de modifier
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l'un de ces 2 documents et que je les
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ouvre à partir de l'explorateur de fichiers,
00:01:23
je verrai ces modifications.
00:01:26
La colonne statue est également apparue.
00:01:29
Un petit V vert sur fond blanc
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comme celui-ci vous indique que
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votre document est à jour.
00:01:37
Nuage bleu sur fond blanc comme celui-ci
00:01:40
vous indique que afin d'ouvrir le
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document jour de congé une première fois,
00:01:46
je vais devoir disposer d'une
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connexion internet.
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Je double-clique sur ce document Excel.
00:01:56
Et le symbole a maintenant changé.
00:02:01
Celui-ci est dorénavant accessible
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même lorsque je n'aurai pas de
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connexion internet et la mise à
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jour des modifications se fera dès
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qu'une connexion sera retrouvée.
00:02:11
Attention si vous souhaitez
00:02:14
maintenant arrêter la synchronisation.
00:02:16
Ne faites surtout pas l'erreur
00:02:19
d'aller cliquer sur votre dossier
00:02:21
puis d'appuyer sur supprimer.
00:02:22
Nous allons aller en bas à droite de
00:02:25
notre ordinateur sur le nuage bleu.
00:02:27
Et faire un clic droit.
00:02:30
Cuit Roux, crantée, paramètres.
00:02:38
Dans compte, vous trouverez la liste
00:02:42
complète des dossiers ainsi que de
00:02:45
votre onedrive que vous synchronisez.
00:02:47
Je vais simplement trouver le
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dossier en question et cliquer
00:02:52
sur arrêter la synchronisation.
00:02:54
Faire un clic gauche à partir de
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l'explorateur de fichiers et cliquez
00:02:59
sur supprimer aurait eu pour effet
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de supprimer le dossier actuel.
00:03:03
Et tous mes collègues auraient
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perdu leurs données également.
00:03:08
Je vais donc venir en un clic
00:03:10
arrêter la synchronisation.
00:03:15
Et je peux remarquer.
00:03:17
Le dossier de vie travaux n'est
00:03:21
maintenant plus disponible.
00:03:22
C'est ainsi que nous pouvons
00:03:24
synchroniser une bibliothèque de
00:03:25
documents ou un dossier spécifique.
00:03:27
Attention à ne pas synchroniser
00:03:29
une bibliothèque complète si vous
00:03:31
n'avez besoin que d'un seul dossier.

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résultat(s)
00:00:00
Você trabalha no Microsoft SharePoint
00:00:03
já há algum tempo.
00:00:05
E nós colocamos você no comando
00:00:08
do ficheiro de estimativa de trabalho.
00:00:10
Por outro lado, gostaria de encontrar um
00:00:12
pode ser uma forma mais rápida de aceder
00:00:15
documentos do que ter que abrir o seu
00:00:18
e aceda a esta biblioteca.
00:00:21
Você pode vir
00:00:24
Sincronize sua pasta do SharePoint.
00:00:26
Basta clicar com o botão esquerdo do rato neste botão.
00:00:29
Dependendo do seu navegador,
00:00:30
Ser-lhe-á pedido que autorize
00:00:32
Abrir o OneDrive.
00:00:35
E esta janela irá aparecer.
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Sincronizamos os seus ficheiros.
00:00:38
Você pode fechar essa caixa de diálogo.
00:00:42
Uma vez feito,
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Se eu abrir meu Explorador de Arquivos,
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Eu posso notar a aparência
00:00:49
num novo separador.
00:00:51
A aba Mandarin Academy,
00:00:52
bem como o símbolo azul do edifício.
00:00:56
E por baixo, grupo mágico, estimativas de trabalho.
00:01:01
Agora tenho acesso rápido direto
00:01:04
a este ficheiro, bem como a todos os documentos.
00:01:07
Tenha cuidado, isto não é uma cópia,
00:01:10
Se eu vier e fizer a menor mudança
00:01:11
num destes 2 documentos,
00:01:13
meus colegas que trabalham no site
00:01:16
O SharePoint verá essas alterações.
00:01:18
Se meus colegas eu acabei de editar
00:01:20
um destes 2 documentos e eu tenho-os
00:01:21
abre a partir do Explorador de Ficheiros,
00:01:23
Vou ver essas mudanças.
00:01:26
A coluna da estátua também apareceu.
00:01:29
Um pequeno V verde em um fundo branco
00:01:32
como este lhe diz que
00:01:35
O seu documento está atualizado.
00:01:37
Nuvem azul no fundo branco como este
00:01:40
diz-lhe que, para abrir a seringa
00:01:43
documento de um dia de folga pela primeira vez,
00:01:46
Eu vou ter que ter um
00:01:49
Ligação à Internet.
00:01:50
Estou clicando duas vezes neste documento do Excel.
00:01:56
E o símbolo agora mudou.
00:02:01
Agora está acessível
00:02:02
mesmo quando não tenho um
00:02:04
Ligação à Internet e implementação
00:02:07
As alterações serão feitas o mais rapidamente possível.
00:02:09
que uma conexão será encontrada.
00:02:11
Tenha cuidado se quiser
00:02:14
Agora pare de sincronizar.
00:02:16
Não cometa o erro
00:02:19
clique no seu ficheiro
00:02:21
e, em seguida, prima Delete.
00:02:22
Vamos para o canto inferior direito de
00:02:25
nosso computador na nuvem azul.
00:02:27
E clique com o botão direito do mouse.
00:02:30
Roux cozido, entalhado, configurações.
00:02:38
Em conta, você encontrará a lista
00:02:42
ficheiros completos, bem como
00:02:45
O OneDrive que está a sincronizar.
00:02:47
Eu só vou encontrar o
00:02:49
pasta em questão e clique em
00:02:52
em Parar sincronização.
00:02:54
Clique com o botão esquerdo do rato a partir de
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Explorador de Ficheiros e clique em
00:02:59
sobre a supressão teria tido o efeito de
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Exclua a pasta atual.
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E todos os meus colegas teriam
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perderam seus dados também.
00:03:08
Então eu vou vir em um clique
00:03:10
Pare a sincronização.
00:03:15
E percebo.
00:03:17
O arquivo de vida profissional não é
00:03:21
agora não está mais disponível.
00:03:22
É assim que podemos
00:03:24
Sincronizar uma biblioteca de
00:03:25
documentos ou um ficheiro específico.
00:03:27
Tenha cuidado para não sincronizar
00:03:29
uma biblioteca completa, se você
00:03:31
só precisa de uma pasta.

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