Teams - Créer des modèles d'approbation Tutoriels

Explorez comment créer des modèles d'approbation dans Microsoft Teams pour faciliter le processus de demande d'approbation au sein de votre équipe. Découvrez comment choisir parmi une variété de modèles préconçus pour répondre à vos besoins spécifiques.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre aux propriétaires de canaux Teams comment créer et gérer des modèles pour les demandes d'approbation au sein de leur équipe. Cela inclut la sélection de modèles prédéfinis ou la création de modèles personnalisés, ainsi que la configuration des flux de travail associés.

Chapitres :

  1. Introduction à la création de modèles dans Teams
    En tant que propriétaire d'un canal Teams, vous avez la possibilité de créer un modèle pour une équipe, permettant ainsi aux membres d'utiliser ce modèle pour leurs demandes d'approbation. Cette fonctionnalité facilite la gestion des demandes au sein de votre organisation.
  2. Options de création de modèles
    Lorsque vous cliquez sur 'Créer ou gérer des modèles', vous disposez de deux options pour la création d'un modèle : - **Choisir parmi les modèles proposés** : Teams met à disposition de nombreux modèles avec des demandes prédéfinies, telles que des demandes de cadeau, des lettres de vérification ou des remboursements. - **Créer à partir de zéro** : Si les modèles proposés ne conviennent pas, vous pouvez créer un modèle personnalisé.
  3. Définir la disponibilité du modèle
    Vous pouvez choisir à qui le modèle sera accessible : - À toute votre organisation - À des personnes spécifiques de votre organisation - À l'ensemble d'une équipe Pour cet exemple, nous allons le mettre à disposition pour l'ensemble d'une équipe. Sélectionnez votre équipe souhaitée et cliquez sur 'Terminer'.
  4. Configuration du modèle
    Il est maintenant temps de configurer le modèle. Voici les étapes à suivre : 1. **Nommer le modèle** : Donnez un nom explicite au modèle. 2. **Catégorie et description** : Ajoutez une catégorie et une description si nécessaire. 3. **Mise en page du formulaire** : Cliquez sur 'Ajouter' pour commencer à insérer des champs. La mise en page se comporte de la même manière que pour un formulaire sur l'application Forms.
  5. Configurer le flux de travail
    Après avoir terminé la mise en page, cliquez sur 'Suivant' pour configurer le flux de travail que votre modèle devra suivre. Voici quelques options : - **Fichier joint** : Si le collaborateur doit obligatoirement joindre un fichier, comme un devis, vous pouvez l'exiger. - **Ordre de validation** : Vous pouvez spécifier un ordre de validation, par exemple, le supérieur doit valider la demande avant qu'elle ne soit envoyée au responsable de service pour validation définitive. - **Plusieurs approbateurs** : Il est possible de configurer plusieurs approbateurs pour un même niveau, auquel cas une seule validation est nécessaire pour passer au niveau supérieur.
  6. Finalisation et publication du modèle
    À cette étape, vous pouvez également choisir si les commentaires sont requis. Cliquez sur 'Aperçu' pour voir la mise en page. Si celle-ci vous satisfait, vous pouvez cliquer sur 'Publier' pour finaliser le modèle.

FAQ :

Comment créer un modèle dans Teams?

Pour créer un modèle dans Teams, cliquez sur 'Créer ou gérer des modèles', choisissez un modèle proposé ou sélectionnez 'Créer à partir de 0'. Ensuite, configurez le modèle en ajoutant des champs et en définissant le flux de travail.

Quels types de modèles sont disponibles dans Teams?

Teams propose plusieurs modèles prédéfinis, tels que des demandes de cadeau, des lettres de vérification et des demandes de remboursement.

Comment configurer le flux de travail d'un modèle?

Le flux de travail d'un modèle peut être configuré en spécifiant l'ordre des approbations, en ajoutant des approbateurs et en exigeant des fichiers joints si nécessaire.

Est-il possible de rendre les commentaires obligatoires dans une demande?

Oui, vous pouvez rendre les commentaires obligatoires en sélectionnant l'option 'Commentaires requis' lors de la configuration du modèle.

Comment publier un modèle une fois qu'il est configuré?

Après avoir terminé la mise en page et la configuration du modèle, cliquez sur 'Aperçu' pour vérifier les détails, puis cliquez sur 'Publier' pour le rendre disponible.

Quelques cas d'usages :

Demande de remboursement

Un employé utilise un modèle de demande de remboursement dans Teams pour soumettre une demande de remboursement de frais professionnels. Le modèle permet d'ajouter des fichiers joints, comme des reçus, et de spécifier les approbateurs nécessaires pour valider la demande.

Demande de congé

Un manager crée un modèle de demande de congé pour son équipe, permettant aux membres de soumettre facilement leurs demandes. Le modèle inclut des champs pour la date de début, la date de fin et les raisons du congé, ainsi qu'un flux de travail d'approbation.

Demande de projet

Une équipe de projet utilise un modèle pour soumettre des demandes de nouveaux projets. Le modèle inclut des sections pour la description du projet, le budget estimé et les ressources nécessaires, facilitant ainsi le processus d'approbation.

Validation de documents

Un département utilise un modèle pour la validation de documents importants. Le modèle exige des fichiers joints et permet de configurer plusieurs approbateurs, garantissant que tous les niveaux de validation sont respectés avant la finalisation.

Glossaire :

Canal Teams

Un espace de collaboration dans Microsoft Teams où les membres peuvent communiquer, partager des fichiers et travailler ensemble sur des projets.

Modèle

Un format prédéfini utilisé pour standardiser les demandes d'approbation au sein d'une équipe ou d'une organisation.

Demande d'approbation

Une requête formelle soumise pour obtenir l'autorisation ou le consentement d'une action ou d'une dépense.

Mise en page

La disposition et l'organisation des éléments d'un formulaire ou d'un document.

Flux de travail

Une série de tâches ou d'étapes que doit suivre un processus pour atteindre un résultat spécifique.

Fichier joint

Un document ou un fichier ajouté à une demande ou un message, souvent requis pour fournir des informations supplémentaires.

Approbatuer

Une personne désignée pour examiner et approuver une demande ou un document.

Commentaires requis

Une option qui rend obligatoire l'ajout de commentaires lors de la soumission d'une demande.

résultat(s)
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En tant que propriétaire d'un canal teams,
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vous avez la possibilité de créer
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un modèle pour une équipe afin que
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les membres puissent l'utiliser
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pour leur demande d'approbation.
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En cliquant sur créer ou gérer des modèles,
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vous disposez de 2 options
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pour la création d'un modèle.
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Choisissez directement parmi
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lettre de vérification
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ou encore remboursement.
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Ou sélectionner créer à partir de 0 si
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les modèles proposés ne conviennent pas,
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choisissez à qui le modèle sera mis à
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disposition à toute votre organisation des
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personnes spécifiques de votre organisation.
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Ou à l'ensemble d'une équipe.
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Pour notre exemple,
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nous choisirons de le mettre à
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disposition pour l'ensemble d'une équipe.
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Sélectionnez votre équipe
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Maintenant,
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Donner un nom explicite au modèle,
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la catégorie et une description
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si nécessaire.
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Cliquez sur suivant ici.
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Nous allons mettre en page notre formulaire.
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Cliquez sur ajouter pour
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commencer à insérer des champs.
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La mise en page du modèle se comporte
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de la même manière que pour un
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formulaire sur l'application forms.
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Une fois votre mise en page terminée,
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cliquez sur suivant.
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Ici, nous allons configurer le flux de
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travail que votre modèle devra suivre.
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Fichier joint si le collaborateur
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joint comme un devis par exemple,
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exiger des réponses dans l'ordre attribué
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permet de spécifier un ordre de validation.
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Par exemple, mon supérieur doit
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valider la demande pour que celle-ci
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passe au niveau du responsable de
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service pour validation définitive.
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Il est possible de configurer plusieurs
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approbateurs pour un même niveau,
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auquel cas il n'y a besoin que d'une
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validation pour passer au niveau supérieur.
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Le ou les approbateurs peuvent être
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configurés à cette étape ou laisser le
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demandeur spécifié qui peut valider.
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Commentaires requis,
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permet de rendre le commentaire obligatoire.
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Cliquez sur aperçu.
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Si la mise en page vous satisfait,
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vous pouvez cliquer sur publier.

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