Outlook - Create different types of events Tutorial

Discover how to create different types of events in Outlook! Explore meetings, personal appointments, and reminders. Learn to efficiently manage your time and commitments with these powerful tools. From organizing team meetings to marking personal time, Outlook has got you covered!

  • 01:46
  • 330 views

Objectifs :

This tutorial aims to provide a comprehensive understanding of creating events in Outlook, focusing on three main types: meetings, personal appointments, and reminders. By the end of this tutorial, users will be equipped to effectively manage their time and commitments using these tools.

Chapitres :

  1. Introduction to Event Creation in Outlook
    Welcome to this quick tutorial on creating events in Outlook. In this video, we will explore the three main types of events: meetings, personal appointments, and reminders. Understanding these types will help you manage your time and commitments more effectively.
  2. Meetings and Meeting Invitations
    Let's start with meetings and meeting invitations in Outlook. A meeting is an event shared with other people. To create a meeting, click on 'New Event.' Here, you can add participants, choose a location, and even set up a Teams link if necessary. Once sent, your invitees will receive an email invitation. Whether you are the organizer or just a participant, this type of event marks you as busy, which makes sense since you will be spending time in a meeting.
  3. Personal Appointments
    Next, let's talk about personal appointments. These allow you to block off time in your calendar without inviting others. For example, if you have an external appointment that will take some of your time, you can set a time and place for yourself. During this type of event, you will be marked as busy, meaning no one can book meetings with you during this slot. Others will see you as busy. This type of event can also be used to focus on a task or to plan some time for yourself.
  4. Reminders
    Lastly, we have reminders. These do not block your availability. You can set a date and time, but your status will remain available. Reminders work perfectly for tasks, such as 'don’t forget to take the file at the end of the day,' or for all-day reminders, like your colleague's birthday. They are perfect for keeping track of your tasks or reminding you of events without blocking your calendar.
  5. Conclusion
    You now know how meetings, personal appointments, and reminders work in Outlook. These tools will help you manage your time and commitments effectively, ensuring that you stay organized and productive.

FAQ :

What are the different types of events I can create in Outlook?

In Outlook, you can create three main types of events: meetings, personal appointments, and reminders.

How do I send a meeting invitation in Outlook?

To send a meeting invitation, click on 'New Event', add participants, choose a location, and set up a Teams link if necessary. Once you send it, invitees will receive an email invitation.

What is the purpose of a personal appointment?

A personal appointment allows you to block off time in your calendar for yourself without inviting others, marking you as busy during that time.

Can reminders block my calendar availability?

No, reminders do not block your availability. They serve as notifications for tasks or events without marking you as busy.

How can I use reminders effectively?

You can use reminders to keep track of tasks, such as deadlines or important dates, without blocking your calendar for other appointments.

Quelques cas d'usages :

Scheduling Team Meetings

Use the meeting feature in Outlook to schedule team meetings, ensuring all participants receive invitations and can join via Teams. This improves collaboration and keeps everyone informed.

Managing Personal Time

Utilize personal appointments to block time for focused work or personal tasks, ensuring that colleagues see you as busy and cannot schedule meetings during that time.

Task Reminders

Set reminders for important tasks or events, such as project deadlines or birthdays, to ensure you stay organized without blocking your calendar for other commitments.

Balancing Work and Personal Life

By effectively using meetings, personal appointments, and reminders, you can balance your work commitments with personal time, enhancing productivity and well-being.

Glossaire :

Meeting

An event shared with other people, where participants gather to discuss or collaborate on specific topics.

Meeting Invitation

An email sent to participants to inform them about a scheduled meeting, allowing them to accept or decline the invitation.

Personal Appointment

An event that allows an individual to block off time in their calendar without inviting others, often used for personal tasks or commitments.

Reminders

Events that do not block availability in the calendar but serve to remind the user of tasks or events, such as deadlines or birthdays.

Availability Status

A setting in calendar applications that indicates whether a user is free or busy during a specific time slot.

Teams Link

A hyperlink that allows participants to join a meeting via Microsoft Teams, facilitating virtual collaboration.

résultat(s)
00:00:06
In this video, we will explore the three main types of events, meetings,
00:00:10
personal appointments and reminders.
00:00:13
Let's start with meetings and meeting invitations
00:00:16
in outlook.
00:00:17
A meeting is an event shared with other people to create one click on new event.
00:00:23
Here, you can add participants choose a location and even set up a team's link.
00:00:28
If necessary,
00:00:29
once sent, your invitees will receive an email invitation,
00:00:34
whether you are the organizer or just a participant.
00:00:37
This type of event marks you as busy,
00:00:39
which makes sense since you will be spending time in a meeting.
00:00:43
Next, let's talk about personal appointments.
00:00:46
These allow you to block off time in your calendar without inviting others.
00:00:50
For example, an external appointment that will take some of your time. In
00:00:55
this type of event, you can set a time and place for yourself.
00:00:58
You will be marked as busy,
00:01:00
meaning no one can book meetings with you during this slot.
00:01:03
Others will see you as busy.
00:01:05
This type of event can also be used to focus on a task or to plan some time for yourself.
00:01:11
Lastly, events of the reminders type, these do not block your availability.
00:01:17
You can set a date and time but your status will remain available.
00:01:21
It works perfectly for a task.
00:01:23
Like don't forget to take the file at the end of the day or for an all day reminder,
00:01:28
like your colleague's birthday,
00:01:30
it is perfect for keeping track of your tasks
00:01:32
or reminding you of events without blocking your calendar.
00:01:37
You now know how meetings, personal appointments and reminders work in outlook.
00:01:41
These tools will help you manage your time and commitments effectively.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Bem-vindo a este tutorial rápido sobre a criação de eventos no outlook.
00:00:06
Neste vídeo, vamos explorar os três principais tipos de eventos, reuniões,
00:00:10
compromissos pessoais e lembretes.
00:00:13
Vamos começar com reuniões e convites para reuniões
00:00:16
em perspectiva.
00:00:17
Uma reunião é um evento partilhado com outras pessoas para criar um clique no novo evento.
00:00:23
Aqui, pode adicionar participantes, escolher um local e até configurar o link de uma equipa.
00:00:28
Se necessário,
00:00:29
uma vez enviados, os seus convidados receberão um convite por e-mail,
00:00:34
quer seja o organizador ou apenas um participante.
00:00:37
Este tipo de evento marca-o como ocupado,
00:00:39
o que faz sentido, uma vez que vai passar algum tempo numa reunião.
00:00:43
A seguir, vamos falar de compromissos pessoais.
00:00:46
Estes permitem-lhe bloquear o tempo no seu calendário sem convidar outras pessoas.
00:00:50
Por exemplo, uma consulta externa que vai demorar algum do seu tempo. Em
00:00:55
neste tipo de evento, pode definir uma hora e um local para si mesmo.
00:00:58
Ficará marcado como ocupado,
00:01:00
o que significa que ninguém pode marcar reuniões consigo durante este período.
00:01:03
Outros vêem-no ocupado.
00:01:05
Este tipo de evento também pode ser usado para focar numa tarefa ou para planear algum tempo para si próprio.
00:01:11
Por último, eventos do tipo lembretes, estes não bloqueiam a sua disponibilidade.
00:01:17
Pode definir uma data e hora mas o seu estado permanecerá disponível.
00:01:21
Funciona perfeitamente para uma tarefa.
00:01:23
Por exemplo, não se esqueça de levar o ficheiro ao final do dia ou para um lembrete durante todo o dia,
00:01:28
como o aniversário do seu colega,
00:01:30
é perfeito para acompanhar as suas tarefas
00:01:32
ou lembrá-lo de eventos sem bloquear o seu calendário.
00:01:37
Agora já sabe como as reuniões, compromissos pessoais e lembretes funcionam no outlook.
00:01:41
Estas ferramentas irão ajudá-lo a gerir o seu tempo e compromissos de forma eficaz.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Benvenuto in questo breve tutorial sulla creazione di eventi in Outlook.
00:00:06
In questo video, esploreremo i tre tipi principali di eventi, riunioni,
00:00:10
appuntamenti e promemoria personali.
00:00:13
Cominciamo con le riunioni e gli inviti alle riunioni
00:00:16
in outlook.
00:00:17
Una riunione è un evento condiviso con altre persone per creare un nuovo evento con un clic.
00:00:23
Qui puoi aggiungere partecipanti, scegliere un luogo e persino impostare il collegamento di un team.
00:00:28
Se necessario,
00:00:29
una volta inviato, i tuoi invitati riceveranno un invito via email,
00:00:34
che tu sia l'organizzatore o solo un partecipante.
00:00:37
Questo tipo di evento ti rende occupato,
00:00:39
il che ha senso visto che trascorrerai del tempo in riunione.
00:00:43
Quindi, parliamo di appuntamenti personali.
00:00:46
Questi ti consentono di bloccare il tempo nel tuo calendario senza invitare altri.
00:00:50
Ad esempio, un appuntamento esterno che richiederà parte del tuo tempo. Nel
00:00:55
in questo tipo di evento, puoi impostare un orario e un luogo per te.
00:00:58
Verrai contrassegnato come occupato,
00:01:00
significa che nessuno può prenotare riunioni con te durante questa fascia oraria.
00:01:03
Gli altri ti vedranno impegnato.
00:01:05
Questo tipo di evento può essere utilizzato anche per concentrarsi su un'attività o per pianificare del tempo per sé stessi.
00:01:11
Infine, gli eventi del tipo promemoria, non bloccano la tua disponibilità.
00:01:17
Puoi impostare una data e un'ora, ma il tuo stato rimarrà disponibile.
00:01:21
Funziona perfettamente per un compito.
00:01:23
Ad esempio, non dimenticare di prendere il file alla fine della giornata o come promemoria per tutto il giorno,
00:01:28
come il compleanno del tuo collega,
00:01:30
è perfetto per tenere traccia delle tue attività
00:01:32
o ricordarti gli eventi senza bloccare il tuo calendario.
00:01:37
Ora sai come funzionano le riunioni, gli appuntamenti personali e i promemoria in Outlook.
00:01:41
Questi strumenti ti aiuteranno a gestire il tuo tempo e i tuoi impegni in modo efficace.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Добро пожаловать в это краткое руководство по созданию событий в Outlook.
00:00:06
В этом видео мы рассмотрим три основных типа событий, встреч,
00:00:10
личные встречи и напоминания.
00:00:13
Давайте начнем со встреч и приглашений на встречи
00:00:16
в перспективе.
00:00:17
Встреча — это событие, которым поделились другие пользователи, чтобы создать новое событие одним щелчком мыши.
00:00:23
Здесь вы можете добавить участников, выбрать место и даже настроить ссылку на команду.
00:00:28
При необходимости
00:00:29
после отправки ваши приглашенные получат приглашение по электронной почте,
00:00:34
являетесь ли вы организатором или просто участником.
00:00:37
Мероприятия такого типа говорят о том, что вы заняты,
00:00:39
В этом есть смысл, так как вы будете проводить время на собрании.
00:00:43
Далее давайте поговорим о личных встречах.
00:00:46
Они позволяют вам блокировать время в календаре, не приглашая других.
00:00:50
Например, внешняя встреча, которая займет у вас некоторое время. В
00:00:55
В этом типе мероприятия вы можете сами установить время и место.
00:00:58
Вы будете отмечены как занятые,
00:01:00
это значит, что никто не сможет записаться на встречи с вами в этот промежуток времени.
00:01:03
Другие сочтут вас занятым.
00:01:05
Этот тип мероприятия также можно использовать, чтобы сосредоточиться на задаче или спланировать время для себя.
00:01:11
Наконец, мероприятия типа напоминаний не препятствуют вашей доступности.
00:01:17
Вы можете указать дату и время, но ваш статус останется доступным.
00:01:21
Он отлично подходит для выполнения задачи.
00:01:23
Например, не забудьте взять файл в конце дня или для напоминания на весь день,
00:01:28
например, день рождения вашего коллеги,
00:01:30
идеально подходит для отслеживания ваших задач
00:01:32
или напоминает вам о событиях, не блокируя календарь.
00:01:37
Теперь вы знаете, как встречи, личные встречи и напоминания работают в Outlook.
00:01:41
Эти инструменты помогут вам эффективно распоряжаться временем и обязательствами.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Bienvenido a este tutorial rápido sobre la creación de eventos en Outlook.
00:00:06
En este vídeo, exploraremos los tres tipos principales de eventos, reuniones,
00:00:10
citas personales y recordatorios.
00:00:13
Empecemos por las reuniones y las invitaciones a las reuniones
00:00:16
en Outlook.
00:00:17
Una reunión es un evento que se comparte con otras personas para crear un nuevo evento con un solo clic.
00:00:23
Aquí puedes añadir participantes, elegir una ubicación e incluso configurar el enlace de un equipo.
00:00:28
Si es necesario,
00:00:29
una vez enviada, tus invitados recibirán una invitación por correo electrónico,
00:00:34
si eres el organizador o simplemente un participante.
00:00:37
Este tipo de evento te marca como ocupado,
00:00:39
lo cual tiene sentido ya que pasarás tiempo en una reunión.
00:00:43
A continuación, hablemos de las citas personales.
00:00:46
Estas te permiten bloquear el tiempo en tu calendario sin invitar a otras personas.
00:00:50
Por ejemplo, una cita externa que ocupará parte de tu tiempo. En
00:00:55
este tipo de evento, puedes establecer una hora y un lugar para ti.
00:00:58
Se te marcará como ocupado,
00:01:00
lo que significa que nadie puede reservar reuniones contigo durante este horario.
00:01:03
Los demás te verán ocupado.
00:01:05
Este tipo de evento también se puede usar para concentrarse en una tarea o para planificar algo de tiempo para usted.
00:01:11
Por último, los eventos del tipo de recordatorios no bloquean tu disponibilidad.
00:01:17
Puedes establecer una fecha y una hora, pero tu estado permanecerá disponible.
00:01:21
Funciona perfectamente para una tarea.
00:01:23
Por ejemplo, no olvides llevarte el archivo al final del día o como recordatorio durante todo el día,
00:01:28
como el cumpleaños de tu colega,
00:01:30
es perfecto para realizar un seguimiento de sus tareas
00:01:32
o recordarte eventos sin bloquear tu calendario.
00:01:37
Ya sabes cómo funcionan las reuniones, las citas personales y los recordatorios en Outlook.
00:01:41
Estas herramientas te ayudarán a gestionar tu tiempo y tus compromisos de forma eficaz.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Welkom bij deze korte handleiding over het maken van evenementen in Outlook.
00:00:06
In deze video verkennen we de drie belangrijkste soorten evenementen, vergaderingen,
00:00:10
persoonlijke afspraken en herinneringen.
00:00:13
Laten we beginnen met vergaderingen en uitnodigingen voor vergaderingen
00:00:16
in Outlook.
00:00:17
Een vergadering is een evenement dat met andere mensen wordt gedeeld om met één klik op een nieuw evenement te klikken.
00:00:23
Hier kun je deelnemers toevoegen, een locatie kiezen en zelfs een teamlink instellen.
00:00:28
Indien nodig
00:00:29
eenmaal verzonden, ontvangen uw genodigden een uitnodiging per e-mail,
00:00:34
of je nu de organisator bent of gewoon een deelnemer.
00:00:37
Bij dit soort evenementen heb je het druk,
00:00:39
wat logisch is omdat je tijd zult doorbrengen in een vergadering.
00:00:43
Laten we het vervolgens hebben over persoonlijke afspraken.
00:00:46
Hiermee kun je tijd in je agenda blokkeren zonder anderen uit te nodigen.
00:00:50
Bijvoorbeeld een externe afspraak die een deel van uw tijd in beslag zal nemen. In
00:00:55
bij dit soort evenementen kun je een tijd en plaats voor jezelf instellen.
00:00:58
Je wordt gemarkeerd als bezet,
00:01:00
wat betekent dat niemand tijdens dit slot vergaderingen met je kan boeken.
00:01:03
Anderen zullen zien dat je het druk hebt.
00:01:05
Dit type evenement kan ook worden gebruikt om je op een taak te concentreren of om wat tijd voor jezelf in te plannen.
00:01:11
Tot slot, gebeurtenissen van het type herinneringen, deze blokkeren uw beschikbaarheid niet.
00:01:17
Je kunt een datum en tijd instellen, maar je status blijft beschikbaar.
00:01:21
Het werkt perfect voor een taak.
00:01:23
Vergeet bijvoorbeeld niet om het bestand aan het einde van de dag mee te nemen of voor een herinnering die de hele dag duurt,
00:01:28
zoals de verjaardag van je collega,
00:01:30
het is perfect om je taken bij te houden
00:01:32
of om je aan evenementen te herinneren zonder je agenda te blokkeren.
00:01:37
Je weet nu hoe vergaderingen, persoonlijke afspraken en herinneringen werken in Outlook.
00:01:41
Met deze tools kunt u uw tijd en verplichtingen effectief beheren.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Witamy w tym krótkim samouczku dotyczącym tworzenia wydarzeń w programie Outlook.
00:00:06
W tym filmie omówimy trzy główne typy wydarzeń, spotkania,
00:00:10
osobiste spotkania i przypomnienia.
00:00:13
Zacznijmy od spotkań i zaproszeń
00:00:16
w perspektywie.
00:00:17
Spotkanie to wydarzenie udostępniane innym osobom w celu utworzenia jednego kliknięcia na nowe wydarzenie.
00:00:23
Tutaj możesz dodać uczestników, wybrać lokalizację, a nawet skonfigurować link zespołu.
00:00:28
Jeśli to konieczne,
00:00:29
po wysłaniu zaproszeni otrzymają zaproszenie e-mailem,
00:00:34
Niezależnie od tego, czy jesteś organizatorem, czy tylko uczestnikiem.
00:00:37
Ten typ wydarzenia oznacza, że jesteś zajęty,
00:00:39
co ma sens, ponieważ będziesz spędzać czas na spotkaniu.
00:00:43
Następnie porozmawiajmy o osobistych spotkaniach.
00:00:46
Umożliwiają one blokowanie czasu wolnego w kalendarzu bez zapraszania innych.
00:00:50
Na przykład spotkanie zewnętrzne, które zajmie trochę czasu. W
00:00:55
tego typu wydarzenie, możesz ustawić czas i miejsce dla siebie.
00:00:58
Zostaniesz oznaczony jako zajęty,
00:01:00
Oznacza to, że nikt nie może zarezerwować z Tobą spotkań podczas tego miejsca.
00:01:03
Inni uznają cię za zajętego.
00:01:05
Tego typu wydarzenia można również wykorzystać do skupienia się na zadaniu lub zaplanowania czasu dla siebie.
00:01:11
Wreszcie zdarzenia typu przypomnienia nie blokują Twojej dostępności.
00:01:17
Możesz ustawić datę i godzinę, ale Twój status pozostanie dostępny.
00:01:21
Działa idealnie do zadania.
00:01:23
Na przykład nie zapomnij zabrać pliku pod koniec dnia lub na przypomnienie przez cały dzień,
00:01:28
jak urodziny twojego kolegi,
00:01:30
idealnie nadaje się do śledzenia Twoich zadań
00:01:32
lub przypominanie o wydarzeniach bez blokowania kalendarza.
00:01:37
Teraz wiesz, jak działają spotkania, osobiste spotkania i przypomnienia w programie Outlook.
00:01:41
Narzędzia te pomogą Ci skutecznie zarządzać swoim czasem i zobowiązaniami.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Üdvözöljük ebben a gyors oktatóanyagban az események létrehozásáról az Outlook programban.
00:00:06
Ebben a videóban feltárjuk a három fő típusú eseményt, találkozókat,
00:00:10
személyes találkozók és emlékeztetők.
00:00:13
Kezdjük találkozókkal és találkozómeghívókkal
00:00:16
a kilátásban.
00:00:17
Az értekezlet olyan esemény, amelyet másokkal megosztanak, és egyetlen kattintással létrehozhat az új eseményre.
00:00:23
Itt hozzáadhatja a résztvevőket, kiválaszthatja a helyet, és akár beállíthatja a csapat linkjét.
00:00:28
Szükség esetén
00:00:29
miután elküldték, a meghívottak e-mailben meghívót kapnak,
00:00:34
Akár szervező vagy csak résztvevő.
00:00:37
Ez a fajta esemény elfoglalt,
00:00:39
aminek van értelme, mivel egy találkozón fogsz időt tölteni.
00:00:43
Ezután beszéljünk a személyes találkozókról.
00:00:46
Ezek lehetővé teszik, hogy blokkolja a szabadidőt a naptárban anélkül, hogy másokat meghívna.
00:00:50
Például egy külső találkozó, amely időt vesz igénybe. Benn
00:00:55
ilyen típusú eseményeknél időpontot és helyet állíthat be magának.
00:00:58
Elfoglalt lesz jelölve,
00:01:00
Ez azt jelenti, hogy senki sem foglalhat találkozókat veled ezen a nyerőgépen.
00:01:03
Mások elfoglalt fognak látni téged.
00:01:05
Ez a fajta esemény felhasználható arra is, hogy egy feladatra összpontosítson, vagy egy kis időt megtervezzen magának.
00:01:11
Végül, az emlékeztető típusú események, ezek nem blokkolják az elérhetőséget.
00:01:17
Beállíthat dátumot és időt, de állapota továbbra is elérhető marad.
00:01:21
Tökéletesen működik egy feladathoz.
00:01:23
Például ne felejtsd el elvenni az aktát a nap végén, vagy egy egész napos emlékeztetőre,
00:01:28
mint a kollégád születésnapja,
00:01:30
tökéletes a feladatok nyomon követésére
00:01:32
vagy emlékeztet az eseményekre a naptár blokkolása nélkül.
00:01:37
Most már tudja, hogyan működnek az értekezletek, a személyes találkozók és az emlékeztetők az Outlookban.
00:01:41
Ezek az eszközök segítenek hatékonyan kezelni idejét és kötelezettségeit.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

Mandarine AI: WHAT YOU SHOULD KNOW

RELATED COURSES This tutorial is part of the following courses

525 Views

Microsoft Outlook Beginner Training - Mastering the Basics of the New Version of Outlook

Learn how to use the new version of Microsoft Outlook through a series of video tutorials. Gain proficiency in managing your emails, organiz...

ALL COURSES

An Error Has Occurred

Unable to save your progress. Please reload the page, log in, and try again. If the problem persists, please contact an administrator.

Close

Reminder

Show

/

Join Live Training Session