Teams - Créer, gérer et paramétrer une salle de groupe Tutoriels

La vidéo se concentre sur la configuration et la gestion des salles de réunion virtuelles. Elle explique comment créer, répartir les participants, et gérer les salles pendant une réunion, offrant des options telles que l'assignation automatique des participants, la personnalisation des salles, et des fonctions de minuterie. La vidéo aborde également la possibilité de modifier les paramètres de réunion, y compris l'affectation de présentateurs pour chaque salle et des options permettant aux participants de rejoindre ou quitter les salles à leur convenance.

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Objectifs :

Ce document vise à expliquer comment configurer et gérer des salles de réunion dans Teams, même après le début de la réunion. Il aborde les différentes options disponibles pour organiser les participants et les salles, ainsi que les paramètres que l'on peut ajuster pendant la réunion.


Chapitres :

  1. Introduction à la gestion des salles de réunion
    Dans cet article, nous allons explorer comment configurer des salles de réunion dans Teams, même si vous n'avez pas eu le temps de le faire avant le début de la réunion. Teams offre des fonctionnalités flexibles pour gérer les participants et les salles, permettant une expérience de réunion fluide.
  2. Configuration des salles de réunion
    Il est possible de configurer des salles de réunion pendant la réunion en cliquant sur l'option 'Salle'. Vous pouvez définir le nombre de salles souhaitées et choisir l'option de répartition automatique des candidats. Teams répartira aléatoirement les participants dans les salles de groupe, en veillant à ce que chaque salle ait un nombre équilibré de participants.
  3. Affectation manuelle des participants
    Si la répartition automatique ne vous convient pas, vous avez la possibilité d'affecter les candidats manuellement. Vous pouvez également ajouter de nouvelles salles si nécessaire en cliquant sur 'plus' et réorganiser les participants en utilisant l'option 'attribuer les participants'. Notez que vous ne pouvez pas déplacer les candidats déjà présents dans une salle.
  4. Gestion des salles
    Il est possible de supprimer des salles si elles ont été créées en trop. Pour cela, la salle doit être fermée, que ce soit individuellement ou toutes en même temps. Vous pouvez ouvrir ou fermer toutes les salles simultanément ou individuellement. De plus, vous pouvez renommer les salles à tout moment.
  5. Paramètres disponibles pour les salles
    Lorsque les salles sont fermées, plusieurs paramètres peuvent être ajustés : - **Assignation de présentateurs** : Vous pouvez assigner des présentateurs pour chaque salle et mettre à jour leur rôle. - **Limite de temps** : Vous pouvez définir une limite de temps pour chaque salle, avec un minuteur affiché. Une fois le temps écoulé, les salles se ferment automatiquement. - **Déplacement automatique des participants** : Cette option permet de déplacer automatiquement les participants vers leur salle attitrée lors de l'ouverture. Si elle n'est pas activée, un message apparaîtra pour laisser le choix aux participants. - **Retour à la réunion principale** : Si cette option est cochée, un bouton de retour sera disponible pour permettre aux participants de revenir à la réunion principale à tout moment.
  6. Conclusion
    La gestion des salles de réunion dans Teams est un processus flexible qui permet d'adapter l'expérience de réunion en temps réel. En utilisant les options de configuration et de gestion des participants, vous pouvez créer un environnement de réunion efficace et collaboratif. Ces fonctionnalités sont essentielles pour garantir que chaque participant ait une expérience positive et productive.

FAQ :

Comment configurer des salles de réunion pendant une réunion?

Vous pouvez configurer des salles de réunion en cliquant sur 'Salle' pendant la réunion. Vous pouvez choisir le nombre de salles et la méthode de répartition des candidats.

Est-il possible de modifier la répartition des participants après leur assignation?

Oui, vous pouvez modifier la répartition des participants même après leur assignation, mais vous ne pouvez pas déplacer ceux qui sont déjà en réunion.

Comment supprimer une salle de réunion?

Pour supprimer une salle, elle doit être fermée. Vous pouvez supprimer une salle individuellement ou toutes les supprimer en même temps.

Quelles options sont disponibles lorsque les salles sont fermées?

Lorsque les salles sont fermées, vous pouvez assigner des présentateurs, définir une limite de temps, déplacer automatiquement les participants vers leurs salles, et permettre aux utilisateurs de revenir à la réunion principale.

Que se passe-t-il lorsque le temps d'une salle est écoulé?

Une fois le temps écoulé, les salles se ferment automatiquement et les participants retournent à la réunion principale.


Quelques cas d'usages :

Formation en ligne

Utiliser les salles de réunion pour organiser des sessions de formation en petits groupes, permettant aux participants d'interagir et de poser des questions dans un cadre plus intime.

Réunions de projet

Diviser une grande réunion de projet en plusieurs salles de discussion pour permettre aux équipes de travailler sur des aspects spécifiques du projet, améliorant ainsi la productivité.

Événements de réseautage

Créer des salles de réunion pour des événements de réseautage virtuels, où les participants peuvent se rencontrer et échanger des idées dans des groupes plus petits.

Sessions de brainstorming

Utiliser des salles de réunion pour des sessions de brainstorming, où les participants peuvent collaborer sur des idées sans être distraits par le reste de la réunion.

Évaluations de performance

Organiser des évaluations de performance en utilisant des salles de réunion pour des discussions individuelles entre les employés et les gestionnaires, garantissant la confidentialité et la concentration.


Glossaire :

Salle de réunion

Un espace virtuel où les participants peuvent se réunir pour discuter ou collaborer, souvent utilisé dans des contextes de travail à distance.

Candidats

Les participants qui sont assignés à des salles de réunion pour des discussions ou des activités spécifiques.

Teams

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft, permettant la communication et le travail d'équipe à distance.

Attribution des participants

Le processus d'assignation des participants à des salles de réunion spécifiques, soit automatiquement, soit manuellement.

Présentateurs

Les personnes désignées pour diriger ou animer une salle de réunion.

Minuteur

Un outil qui affiche le temps restant pour une activité ou une réunion, permettant aux participants de gérer leur temps.

Réunion principale

La session principale où tous les participants se rassemblent avant ou après les discussions en petits groupes.

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Si vous n'avez pas eu le temps de
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configurer des salles de réunion
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avant le début de celles-ci,
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il est tout à fait possible de
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le faire pendant la réunion en
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cliquant sur "Salle". Configurez le
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nombre de salles que vous souhaitez
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et choisissez l'option qui vous
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convient pour la répartition des
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candidats automatique, Teams affectera
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aléatoirement les candidats dans les
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salles de groupe et gérera également
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les proportions pour que chaque salle
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ait le même nombre de participants.
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La modification de celle-ci sera tout de
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même disponible si cela ne vous convient pas.
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Sinon, vous pouvez affecter les
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candidats manuellement selon vos envies.
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Vous pouvez ajouter de nouvelles salles
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si besoin en cliquant sur plus juste ici
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et ainsi réorganiser les participants
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en cliquant sur attribuer les participants.
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Cependant,
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vous ne pouvez pas déplacer les candidats
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s'ils sont déjà en réunion dans une salle.
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Vous pouvez également supprimer des salles
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si celles-ci ont été créées en trop,
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il faut que la salle soit
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fermée pour la supprimer,
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soit de façon individuelle,
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ou alors les supprimer toutes en même temps.
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Vous pouvez ouvrir ou fermer
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toutes les salles en même temps,
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ou alors les ouvrir et les fermer
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individuellement en cliquant juste ici,
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vous pouvez renommer les salles
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à n'importe quel moment.
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Des paramètres sont disponibles
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lorsque les salles sont fermées.
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Première option, vous pouvez assigner
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des présentateurs pour chaque salle.
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Activez cette option.
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Mettez à jour leur rôle.
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2e option, vous pouvez définir une
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limite de temps pour les salles.
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Un minuteur sera alors affiché
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dans chaque salle.
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Une fois le temps écoulé,
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les salles se ferment et les participants
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retournent dans la réunion principale.
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3e option,
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déplacer automatiquement les
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personnes vers les séances ouvertes,
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déplacer les candidats automatiquement vers
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leur salle attitrée lors de leur ouverture.
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Si cette option n'est pas activée,
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un message apparaîtra côté
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participants pour leur laisser le
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choix de rejoindre leur salle ou non.
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4e option,
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permettre aux utilisateurs de
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revenir à la réunion principale.
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Si cette option est décochée,
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elle ne permet pas au candidat de
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quitter leur salle et de revenir
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dans la réunion principale.
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Si cette option est cochée,
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un bouton retour sera disponible
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pour revenir dans la réunion
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principale quand il le souhaite.

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Se você não teve tempo de
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Configurar salas de reuniões
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antes do início do processo,
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É perfeitamente possível
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Faça isso durante a reunião em
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clicando em "Quarto". Configure o
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Número de quartos que pretende
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e escolha a opção que mais lhe convier.
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Adequado para a distribuição de
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candidatos automáticos, o Teams atribuirá
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candidatos no
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salas de grupo e também irá gerir
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as proporções para que cada quarto
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tem o mesmo número de participantes.
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A modificação deste será
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mesmo disponível se não lhe convier.
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Caso contrário, você pode atribuir o
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candidatos manualmente de acordo com seus desejos.
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Você pode adicionar novos quartos
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se necessário, clicando em mais apenas aqui
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e, assim, reorganizar os participantes
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clicando em Atribuir participantes.
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No entanto
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Não é possível mover candidatos
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se eles já estiverem em uma reunião em uma sala.
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Você também pode excluir salas
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se tiverem sido criados em excesso,
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O quarto tem que ser
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fechado para excluí-lo,
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individualmente, ou
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ou apagá-los todos de uma vez.
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Pode abrir ou fechar
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todos os quartos ao mesmo tempo,
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ou abri-los e fechá-los
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individualmente, clicando aqui,
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Você pode renomear quartos
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a qualquer momento.
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Os parâmetros estão disponíveis
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quando os quartos estão fechados.
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Primeira opção, você pode atribuir
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apresentadores para cada sala.
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Habilite esta opção.
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Atualize o seu papel.
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2ª opção, você pode definir um
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Limite de tempo para os quartos.
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Será então apresentado um temporizador
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em cada quarto.
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Uma vez terminado o tempo,
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As salas estão a fechar e os participantes estão a fechar
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regressar à reunião principal.
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Opção 3,
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Mover automaticamente
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pessoas para abrir sessões,
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Mover candidatos automaticamente para
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seu quarto designado quando abriram.
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Se esta opção não estiver ativada,
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Aparecerá uma mensagem ao lado
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participantes para que tenham a
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Escolha entre se juntar ao seu quarto ou não.
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Opção 4,
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Permitir que os usuários
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Regresso à reunião principal.
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Se esta opção estiver desmarcada,
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não permite ao candidato
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sair do quarto e voltar
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na reunião principal.
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Se esta opção estiver marcada,
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Um botão Voltar estará disponível
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para voltar à reunião
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quando ele quer.

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