Outlook - Optimiser la rédaction de mails avec le coaching Copilot Tutoriels

Améliorez votre rédaction d'e-mails avec le coaching Copilot. Découvrez des astuces pour communiquer de manière efficace et optimiser vos messages.

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Objectifs :

Comprendre comment utiliser l'outil de Coaching Copilot pour améliorer la rédaction d'e-mails, en recevant des conseils sur la tonalité, la clarté et le contenu.

Chapitres :

Introduction au Coaching Copilot
Dans le cadre de la rédaction d'e-mails, il est possible de privilégier une approche manuelle plutôt que de se fier à la génération automatique de brouillons via Copilot. L'outil de Coaching Copilot se révèle alors très utile pour améliorer la qualité de vos messages.
Exemple de Mail Mal Rédigé
Un exemple typique est un e-mail de prise de contact avec un prospect. Cet e-mail, bien que rédigé manuellement, peut être mal construit et trop familier, ce qui nuit à son efficacité. Il est crucial de reconnaître ces défauts avant l'envoi.
Utilisation de l'Option Coaching
En utilisant l'option COACHING de Copilot, une analyse de votre rédaction s'exécute. L'outil fournit des conseils rédactionnels dans un encart dédié, vous aidant à identifier les points à améliorer.
Conseils de l'Assistant IA
Les conseils fournis par l'assistant IA peuvent inclure : - Changer la tonalité de l'e-mail pour quelque chose de moins familier. - Être plus enthousiaste et positif dans vos propos. - Améliorer la clarté et approfondir le contenu relatif à votre offre, en intégrant des chiffres ou des témoignages pour étayer vos arguments.
Révision et Réanalyser le Contenu
Après avoir pris en compte les suggestions, il est conseillé de rédiger une phrase qui améliore la clarté de votre message. Ensuite, vous pouvez demander au coach de réanalyser le contenu, qui continuera à vous fournir des conseils jusqu'à satisfaction.
Retour à l'Assistant de Brouillon
À tout moment, vous avez la possibilité de revenir à l'assistant rédactionnel de brouillon Copilot en saisissant le symbole slash, comme expliqué dans un autre tutoriel. Cela vous permet de bénéficier d'une aide supplémentaire si nécessaire.

FAQ :

Qu'est-ce que l'outil Copilot?

Copilot est un assistant de rédaction qui aide les utilisateurs à créer et à améliorer leurs emails en fournissant des suggestions et des conseils.

Comment fonctionne la fonctionnalité de Coaching dans Copilot?

La fonctionnalité de Coaching analyse le texte rédigé par l'utilisateur et fournit des conseils sur la tonalité, la clarté et d'autres aspects rédactionnels pour améliorer le contenu.

Pourquoi est-il important d'avoir une tonalité appropriée dans un email?

Une tonalité appropriée aide à établir une bonne relation avec le destinataire et à transmettre le message de manière efficace. Une tonalité trop familière peut sembler peu professionnelle.

Comment puis-je améliorer la clarté de mes emails?

Pour améliorer la clarté, il est conseillé d'utiliser un langage simple, d'éviter les jargons complexes et de structurer le contenu de manière logique.

Quels types de bénéfices devrais-je mentionner dans mes emails?

Il est utile de mentionner des bénéfices tangibles, tels que des économies de coûts, des gains de temps ou des améliorations de performance, et de les étayer par des chiffres ou des témoignages.

Quelques cas d'usages :

Rédaction d'emails de prospection

Utiliser Copilot pour rédiger des emails de prise de contact avec des prospects, en s'assurant que le ton est professionnel et engageant, tout en mettant en avant les bénéfices de l'entreprise.

Amélioration de la communication interne

Appliquer les conseils de Coaching de Copilot pour améliorer la clarté et la tonalité des emails envoyés au sein de l'équipe, favorisant ainsi une meilleure collaboration.

Création de newsletters

Utiliser les fonctionnalités de Copilot pour rédiger des newsletters qui captivent l'attention des lecteurs, en veillant à ce que le contenu soit clair et pertinent.

Réponses aux demandes de clients

Utiliser Copilot pour formuler des réponses aux demandes des clients, en s'assurant que les réponses sont claires, positives et mettent en avant les solutions proposées par l'entreprise.

Rédaction de propositions commerciales

Appliquer les conseils de Copilot pour rédiger des propositions commerciales convaincantes, en mettant l'accent sur les bénéfices et en utilisant des témoignages pour renforcer la crédibilité.

Glossaire :

Copilot

Un outil d'assistance à la rédaction qui aide les utilisateurs à générer et améliorer le contenu de leurs emails.

Coaching

Une fonctionnalité de Copilot qui fournit des conseils rédactionnels et des suggestions pour améliorer la qualité du texte rédigé.

Tonalité

Le style ou l'attitude exprimée dans un texte, qui peut être formel, familier, enthousiaste, etc.

Neutralité

L'absence de biais ou de préférence dans le langage utilisé, permettant une communication objective.

Clarté

La qualité d'être compréhensible et facile à suivre dans un texte.

Bénéfices

Les avantages ou les gains que les clients peuvent tirer d'un produit ou d'un service.

Témoignages

Des déclarations de clients ou d'utilisateurs qui partagent leur expérience avec un produit ou un service.

00:00:02

Si vous privilégiez la rédaction

00:00:04

manuelle de mails à la génération

00:00:05

automatique de brouillon via Copilot,

00:00:07

il est tout à fait possible d'utiliser

00:00:10

l'outil de Coaching Copilot.

00:00:11

J'ai ici rédigé un mail de prise de contact

00:00:14

avec un prospect afin de lui parler de mon

00:00:17

entreprise et de ce que nous proposons.

00:00:19

Le Mail rédigé par mes soins est

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volontairement mal construit,

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très familier.

00:00:23

Bref, une vraie catastrophe.

00:00:24

Si je l'envoie telle quelle,

00:00:26

j'ai besoin de conseils rédactionnels

00:00:27

dans le ruban via le bouton copilote.

00:00:30

Je vais utiliser l'option

00:00:32

COACHING par Copilot.

00:00:33

Une analyse s'exécute et passe

00:00:35

en revue ce que j'ai rédigé.

00:00:40

Dans l'encart copilot affiché,

00:00:41

des Conseils rédactionnels avec

00:00:43

des exemples me sont fournis.

00:00:44

Nous voyons ici que mon assistant IA

00:00:46

me conseille de changer la tonalité

00:00:48

pour quelque chose de moins familier.

00:00:51

Autre conseil également relatif à

00:00:52

la neutralité de ce que j'exprime,

00:00:54

je dois être un peu plus enthousiaste

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et positif dans mes propos.

00:00:58

Pour terminer, copaille l'autre sens,

00:01:00

un défaut de clarté et un manque

00:01:03

d'approfondissement du contenu relatif

00:01:04

à notre offre ainsi que les bénéfices

00:01:06

apportés qui mériteraient d'être

00:01:08

étayés par des chiffres ou témoignages.

00:01:10

Je vais donc tenir compte de la

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suggestion proposée concernant la

00:01:13

clarté et rédiger une phrase en ce

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sens dans mon courrier électronique.

00:01:19

Ensuite, je demande au coach

00:01:21

de me réanalyser le contenu qui

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continuera à me conseiller dans

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le cadre de ma rédaction manuelle.

00:01:26

La sollicitation du coach copilot

00:01:28

peut se faire jusqu'à satisfaction.

00:01:30

Bien sûr, à tout moment,

00:01:31

je peux repasser par l'assistant

00:01:33

rédactionnel de brouillon copilote

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en saisissant le symbole slash comme

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abordé dans un autre tutoriel.

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